Mehrsprachige Verwaltungs- & Finanzassistenz (60%)

Historisches Lexikon der Schweiz; Bern; On-site; CHF 65,000 - 75,000; Part time

Job summary

Historisches Lexikon der Schweiz (HLS) in Bern sucht per 1. April 2027 oder nach Vereinbarung eine Direktionsassistenz in Teilzeit (60 %) zur operativen Unterstützung des Direktorats.

Sie übernehmen Finanzen, Personalwesen und Vertragsmanagement in enger Abstimmung mit SAGW. Zu Ihren Aufgaben gehören die Beschaffung von Artikeln, Sitzungsorganisation in mehreren Sprachen sowie der Empfang und die Koordination interner/externer Anfragen.

Qualifications

• Ausbildung als Kauffrau/-mann EFZ oder äquivalente Ausbildung mit einigen Jahren Berufserfahrung
• Weiterbildung in der Personaladministration ist erwünscht
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse
• Interesse an Geschichte und deren Vermittlung
• Selbständiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft runden das Profil ab

Responsibilities

• Sie übernehmen operativ die Finanz- und Budgetplanung des HLS
• Sie sind zuständig für die administrativen Aufgaben im Personal-, Vertrags- und Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten der SAGW
• Sie verantworten das Bestellwesen für die Artikelproduktion (Kontakt mit Autorinnen und Experten)
• Sie übernehmen das Sitzungsmanagement und die Protokollführung in mehrsprachigen Gremien
• Sie sind verantwortlich für die ganze Bandbreite von Sekretariatsarbeiten und Anlaufstelle für interne und externe Anfragen

Skills

Selbständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Lernbereitschaft

Education

Kauffrau/-mann EFZ oder äquivalente Ausbildung

Tools

EDV-Anwenderkenntnisse

Job description

Historisches Lexikon der Schweiz (HLS) in Bern sucht per 1. April 2027 oder nach Vereinbarung eine Direktionsassistenz in Teilzeit (60 %) zur operativen Unterstützung des Direktorats.

Sie übernehmen Finanzen, Personalwesen und Vertragsmanagement in enger Abstimmung mit SAGW. Zu Ihren Aufgaben gehören die Beschaffung von Artikeln, Sitzungsorganisation in mehreren Sprachen sowie der Empfang und die Koordination interner/externer Anfragen.