Assistenz Stab des COO – Transformation & Organisation

Universitäres psychiatrisches Zentrum Bern (UPZ); Bern; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) sucht eine engagierte Stabsassistenz im COO-Bereich Bern. Du unterstützt Stabsleitung, Bereichs- und Abteilungsleitende im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Dein Aufgabenfeld ist breit: Planung von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokolle, Projekt- und Portfoliomanagement, Vertragsmanagement und Budgetkontrolle.

Qualifications

• EFZ kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Dienstleistungs- oder Betriebsumfeld.
• Hohe Auffassungsgabe und Machermentalität.
• Erfahrung im administrativen Projektumfeld; Reportingprozesse kennt.
• Gutes Zahlenverständnis, Budgetierungsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise; zuverlässig.
• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch, schriftlich wie mündlich.
• MS 365 Kenntnisse: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Interesse an Qualitäts- und Sicherheits-Themen; idealerweise Gesundheitswesen-Erfahrung.

Responsibilities

• Unterstützung der Stabsleitung und COO Bern im Tagesgeschäft.
• Einsätze in Bern und gelegentlich in Münsingen.
• Termine planen, Sitzungen vorbereiten, Protokolle verfassen.
• Projekt- und Portfoliomanagement unterstützen; Pendenzenlisten.
• Vertragsmanagement und Budgetkontrolle unterstützen; Datenaufbereitung.
• Arbeitsabläufe beschreiben und Prozessdokumentation sicherstellen.
• Koordination zwischen Abteilungen und Direktionen; Informationsfluss sichern.

Skills

Aufgabenkoordination

Projektmanagement-Basis

Analytisches Denken

Zahlenverständnis

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Deutsch: sehr gut

MS 365 Kenntnisse

Education

EFZ kaufmännische Ausbildung

Tools

Planforge

Messerli Software

MS 365

Job description

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) sucht eine engagierte Stabsassistenz im COO-Bereich Bern. Du unterstützt Stabsleitung, Bereichs- und Abteilungsleitende im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Dein Aufgabenfeld ist breit: Planung von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokolle, Projekt- und Portfoliomanagement, Vertragsmanagement und Budgetkontrolle.