Assistentin / Assistent der Fachleitung Psychologie

Universitäres Psychiatrisches Zentrum Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universitäres Psychiatrisches Zentrum Bern (UPZ) sucht eine administrative Drehscheibe in der Abteilung Psychologie. Sie führen die elektronische Agenda der Fach- und Bereichsleitung, koordinieren Termine, Sitzungen und leisten Planungsarbeiten für Weiterbildungen.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder medizinische Sekretariatsausbildung, sind organisationstark, arbeiten präzise und sicher mit MS Office. Einsatzort ist Bern/UPZ, mit verantwortungsvoller, vertraulicher Datenbearbeitung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Sekretariatsbereich.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen.

Aufgaben

• Du führst die elektronische Agenda der Fach- und Bereichsleitung Psychologie und organisierst deren administrativen Alltag.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen und behältst Fristen im Blick.
• Du planst und organisierst die Weiterbildung der Mitarbeitenden.
• Du verantwortest den Eintrittsprozess neuer Mitarbeitender und sorgst für reibungslosen Start.
• Du kontrollierst das Zeiterfassungsmanagement (PEP) der Mitarbeitenden und der Bereichsleitung.
• Du verfasst, formatierst und korrigierst Dokumente.
• Du pflegst Ablagen und Übersichten und bringst Ideen zur Optimierung ein.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Planungskompetenz

MS Office Kenntnisse

Vertrauliche Daten Handling

Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann EFZ oder medizinische Sekretärin EFZ

Tools

IBICare

PEP

ORBIS

Microsoft Office-Palette

Jobbeschreibung

Werde Teil des Universitären Psychiatrischen Zentrums Bern (UPZ)! Hier erwartet dich eine spannende administrative Rolle.

Aufgaben

• Du führst die elektronische Agenda der Fach- und Bereichsleitung.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen und behältst Fristen im Blick.
• Du planst und organisierst die Weiterbildung der Mitarbeitenden.

Fähigkeiten

• Du hast eine Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann EFZ oder als medizinische Sekretärin.
• Du besitzt ausgeprägtes Organisationstalent und Planungskompetenz.
• Du bist versiert im Umgang mit der Microsoft-Office-Palette.

In der Kinder- und Jugendpsychiatrie (KJP) des Universitären Psychiatrischen Zentrums Bern (UPZ) erwartet dich eine vielseitige administrative Drehscheibenfunktion mit engem Bezug zur Fach- und Bereichsleitung Psychologie. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem Gespür für effiziente Abläufe sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft. Du koordinierst, planst und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Dabei leistest du einen wichtigen Beitrag dazu, dass sich unsere Fachpersonen auf ihre anspruchsvolle Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien konzentrieren können.

Deine Aufgaben

• Du führst die elektronische Agenda der Fach- und Bereichsleitung Psychologie und organisierst deren administrativen Alltag
• Du koordinierst Termine und Sitzungen und behältst Pendenzen und Fristen stets im BlickDu planst, koordinierst und organisierst nationale und internationale Dienstreisen der Bereichsleitungen Psychologie und sorgst für reibungslose Abläufe
• Du koordinierst und organisierst die Weiterbildungen unserer Mitarbeitenden und leistest damit einen wichtigen Beitrag zur fachlichen Entwicklung innerhalb unserer Klinik
• Du verantwortest den Eintrittsprozess neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass sie optimal in der KJP starten können
• Du kontrollierst übergeordnet das Zeiterfassungsmanagement (PEP) der Mitarbeitenden und der Bereichsleitung
• Du verfasst, formatierst und korrigierst Dokumente
• Du pflegst Ablagen und Übersichten, übernimmst kleinere Abklärungen und bringst Ideen zur Optimierung administrativer Abläufe ein
• Weitere vielseitige und spannende Aufgaben ergänzen deinen Arbeitsalltag

Dein Profil

• Du verfügst über eine Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann EFZ oder als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär und bringst fundierte Berufserfahrung im entsprechenden Bereich mit
• Du besitzt ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Planungskompetenz
• Deine Arbeitsweise ist präzise, strukturiert und vorausschauend
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich
• Du gehst professionell und verantwortungsbewusst mit vertraulichen Daten um
• Du bist versiert im Umgang mit der Microsoft-Office-Palette und verfügst idealerweise über Kenntnisse in IBICare, PEP und ORBIS
• Du denkst systematisch und lösungsorientiert, arbeitest selbstständig und übernimmst gerne Verantwortung
• Auch in hektischen Situationen bewahrst du einen kühlen Kopf

Das UPZ

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.

Deine Ansprechpersonen

Caroline Schenk-Kaufmann

Caroline Schenk-Kaufmann beantwortet Ihre fachspezifischen Fragen:

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Yanis Emanuel Ryser

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Dein Arbeitsort

Bolligenstrasse 111, 3000 Bern 60