Assistenz Stab

Universitäres psychiatrisches Zentrum Bern (UPZ); Bern; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) sucht eine engagierte Stabsassistenz im COO-Bereich Bern. Du unterstützt Stabsleitung, Bereichs- und Abteilungsleitende im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative Aufgaben zuverlässig erledigt werden.

Dein Aufgabenfeld ist breit: Planung von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokolle, Projekt- und Portfoliomanagement, Vertragsmanagement und Budgetkontrolle.

Qualifications

• EFZ kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Dienstleistungs- oder Betriebsumfeld.
• Hohe Auffassungsgabe und Machermentalität.
• Erfahrung im administrativen Projektumfeld; Reportingprozesse kennt.
• Gutes Zahlenverständnis, Budgetierungsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise; zuverlässig.
• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch, schriftlich wie mündlich.
• MS 365 Kenntnisse: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Interesse an Qualitäts- und Sicherheits-Themen; idealerweise Gesundheitswesen-Erfahrung.

Responsibilities

• Unterstützung der Stabsleitung und COO Bern im Tagesgeschäft.
• Einsätze in Bern und gelegentlich in Münsingen.
• Termine planen, Sitzungen vorbereiten, Protokolle verfassen.
• Projekt- und Portfoliomanagement unterstützen; Pendenzenlisten.
• Vertragsmanagement und Budgetkontrolle unterstützen; Datenaufbereitung.
• Arbeitsabläufe beschreiben und Prozessdokumentation sicherstellen.
• Koordination zwischen Abteilungen und Direktionen; Informationsfluss sichern.

Skills

Aufgabenkoordination

Projektmanagement-Basis

Analytisches Denken

Zahlenverständnis

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Deutsch: sehr gut

MS 365 Kenntnisse

Education

EFZ kaufmännische Ausbildung

Tools

Planforge

Messerli Software

MS 365

Job description

Du organisierst gerne, denkst mit und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick? Du möchtest nahe am operativen Geschehen arbeiten und Veränderungen aktiv mitgestalten? Dann erwartet dich eine vielseitige Aufgabe im Stab des COO Bern im UPZ.
Du erlebst die Transformation des Universitären Psychiatrischen Zentrums Bern (UPZ) aus nächster Nähe und gestaltest Veränderungen aktiv mit. Aktuell führen wir die zwei grössten Psychiatrien des Kantons Bern zusammen, um gemeinsam Neues zu schaffen und die psychiatrische Versorgung der Zukunft zu sichern. Dein Aufgabenspektrum ist breit und entwickelt sich dynamisch entlang der Bedürfnisse der beiden COO-Organisationen in Bern und Münsingen. Du arbeitest mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen zusammen, bist nahe an betrieblichen Entscheidungen und leistest einen wichtigen Beitrag zu reibungslosen Abläufen im Tagesgeschäft.

Du erlebst die Transformation des Universitären Psychiatrischen Zentrums Bern (UPZ) aus nächster Nähe und gestaltest Veränderungen aktiv mit. Aktuell führen wir die zwei grössten Psychiatrien des Kantons Bern zusammen, um gemeinsam Neues zu schaffen und die psychiatrische Versorgung der Zukunft zu sichern. Dein Aufgabenspektrum ist breit und entwickelt sich dynamisch entlang der Bedürfnisse der beiden COO-Organisationen in Bern und Münsingen. Du arbeitest mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen zusammen, bist nahe an betrieblichen Entscheidungen und leistest einen wichtigen Beitrag zu reibungslosen Abläufen im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Stabsleitung, die Bereichs- und Abteilungsleitenden sowie den COO Bern im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative und organisatorische Aufgaben zuverlässig erledigt werden
• Du leistest deine Einsätze in Bern und gelegentlich auch in Münsingen
• Du planst Termine vorausschauend, bereitest Sitzungen und Workshops vor, verfasst Protokolle und behältst offene Pendenzen sowie Fristen konsequent im Blick
• Du unterstützt das Projekt- und Portfoliomanagement, führst Pendenzenlisten nach, übernimmst administrative Aufgaben im Vertragsmanagement und entlastest die Projektleitenden
• Du wirkst bei der Budgetierung und Kostenkontrolle mit und bereitest Daten, Auswertungen und Übersichten in MS Excel strukturiert und zuverlässig auf
• Du unterstützt bei der Beschreibung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen, hältst Prozesse aktuell und sorgst für eine einheitliche und vollständige Dokumentation
• Du übernimmst Koordinationsaufgaben zwischen Abteilungen und Direktionen und stellst einen reibungslosen Informationsfluss im administrativen Alltag sicher

Dein Profil

• Du verfügst über eine fundierte kaufmännische Ausbildung (EFZ) und mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Dienstleistungs- oder Betriebsumfeld, beispielsweise in einer Projekt- oder Direktionsassistenz
• Wichtiger als Abschlüsse sind uns deine hohe Auffassungsgabe sowie deine Machermentalität
• Du bringst Erfahrung im administrativen Projektumfeld mit, kennst Reportingprozesse und bewegst dich sicher in einem dynamischen, von Veränderungen geprägten Umfeld
• Du verstehst buchhalterische Zusammenhänge, verfügst über ein gutes Zahlenverständnis und behältst bei Budgetierung und Kostenkontrolle den Überblick
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, bist ausgeprägt dienstleistungsorientiert und packst gerne mit an
• Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise und hohe Stilsicherheit in Deutsch, mündlich wie schriftlich, und kommunizierst adressatengerecht
• Du besitzt sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook, und bist offen für neue IT-Systeme
• Du interessierst dich für betriebliche Qualitäts- und Sicherheitsthemen und bringst idealerweise Erfahrung im Spital- oder Gesundheitswesen, im Qualitäts- und Prozessmanagement (z. B. QMPilot oder QWiki), im Vertragsmanagement oder mit Anwendungen wie Planforge und Messerli Software mit

Das UPZ

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.