Assistentin / Assistent der Fachleitung Psychologie

Universitäres psychiatrisches Zentrum Bern (UPZ); Bern; Sur place; CHF 65 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Im Universitären Psychiatrischen Zentrum Bern (UPZ) sucht die Kinder- und Jugendpsychiatrie eine erfahrene Verwaltungs-Drehscheibe. Sie koordinieren Termine, planen Reisen und Organisation des Fach- und Bereichsleitungen Psychologie, sodass das Team sich auf die fachliche Arbeit konzentrieren kann.

Ihre Aufgaben umfassen Agendaverwaltung, Dokumentation, Ablagepflege und die Optimierung administrativer Abläufe. Eine Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Sekretariat ist erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder medizinische Sekretärin Ausbildung.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und gute Planung.
• Genaue, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten.

Responsabilités

• Elektronische Agenda der Fach- und Bereichsleitung Psychologie führen.
• Termine, Sitzungen, Pendenzen und Fristen koordinieren.
• Dienstreisen der Bereichsleitungen Psychologie planen.
• Weiterbildungen der Mitarbeitenden organisieren.
• Eintrittsprozess neuer Mitarbeitender verantworten.
• Zeiterfassungsmanagement (PEP) prüfen.
• Dokumente verfassen, formatieren und korrigieren.
• Ablagen und Übersichten pflegen, Optimierungsideen einbringen.
• Weitere vielseitige administrative Aufgaben erledigen.

Connaissances

Organisationstalent

Planungskompetenz

Selbstständiges Arbeiten

Genaue Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Belastbarkeit

Formation

Ausbildung als Kauffrau EFZ oder medizinische Sekretärin EFZ

Outils

Microsoft Office

IBICare

PEP

ORBIS

Description du poste

In der Kinder- und Jugendpsychiatrie (KJP) des Universitären Psychiatrischen Zentrums Bern (UPZ) erwartet dich eine vielseitige administrative Drehscheibenfunktion mit engem Bezug zur Fach- und Bereichsleitung Psychologie. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem Gespür für effiziente Abläufe sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft. Du koordinierst, planst und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Dabei leistest du einen wichtigen Beitrag dazu, dass sich unsere Fachpersonen auf ihre anspruchsvolle Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien konzentrieren können.

Deine Aufgaben

• Du führst die elektronische Agenda der Fach- und Bereichsleitung Psychologie und organisierst deren administrativen Alltag
• Du koordinierst Termine und Sitzungen und behältst Pendenzen und Fristen stets im Blick
• Du planst, koordinierst und organisierst nationale und internationale Dienstreisen der Bereichsleitungen Psychologie und sorgst für reibungslose Abläufe
• Du koordinierst und organisierst die Weiterbildungen unserer Mitarbeitenden und leistest damit einen wichtigen Beitrag zur fachlichen Entwicklung innerhalb unserer Klinik
• Du verantwortest den Eintrittsprozess neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass sie optimal in der KJP starten können
• Du kontrollierst übergeordnet das Zeiterfassungsmanagement (PEP) der Mitarbeitenden und der Bereichsleitung
• Du verfasst, formatierst und korrigierst Dokumente
• Du pflegst Ablagen und Übersichten, übernimmst kleinere Abklärungen und bringst Ideen zur Optimierung administrativer Abläufe ein
• Weitere vielseitige und spannende Aufgaben ergänzen deinen Arbeitsalltag

Dein Profil

• Du verfügst über eine Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann EFZ oder als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär und bringst fundierte Berufserfahrung im entsprechenden Bereich mit
• Du besitzt ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Planungskompetenz
• Deine Arbeitsweise ist präzise, strukturiert und vorausschauend
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich
• Du gehst professionell und verantwortungsbewusst mit vertraulichen Daten um
• Du bist versiert im Umgang mit der Microsoft-Office-Palette und verfügst idealerweise über Kenntnisse in IBICare, PEP und ORBIS
• Du denkst systematisch und lösungsorientiert, arbeitest selbstständig und übernimmst gerne Verantwortung
• Auch in hektischen Situationen bewahrst du einen kühlen Kopf

Caroline Schenk-Kaufmann

Das UPZ

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.