Assistenz der Geschäftsleitung 60-100% (a)

Art of Work Personalberatung AG; Baden; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Art of Work Personalberatung AG sucht eine vielseitige Persönlichkeit zur unterstützenden Drehscheibenfunktion rund um die Geschäftsleitung. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor, erstellen Protokolle und Geschäftsdokumente, und betreuen Gäste sowie externe Ansprechpartnern.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrere Jahre Erfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsrollen mit, beherrschen Deutsch sicher und verfügen über Englisch- und Französischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Direktionsassistenz- oder Sekretariatsfunktion.
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Protokollführung sowie in der Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und anspruchsvollen Geschäftsdokumenten.
• Strukturierte, selbstständige und diskrete Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und hoher Dienstleistungsorientierung.
• Versierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen sowie eine präzise, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung für die Geschäftsleitung und verschiedene Anspruchsgruppen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Terminplanung, Korrespondenz und administrativen Aufgaben.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Sitzungsunterlagen und Geschäftsdokumenten.
• Organisation von Anlässen, Besuchen sowie Unterstützung bei der Betreuung von Gästen und externen Ansprechpartnern.
• Mitarbeit in Projekten sowie Übernahme von Stellvertretungsaufgaben innerhalb des Assistenzbereichs.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Dienstleistungsorientierung

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

Assistenz- bzw. Direktionsassistenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Seit über 25 Jahren vermittelt Art of Work erfolgreich Kontakte zwischen qualifizierten, motivierten Mitarbeitern und attraktiven Arbeitgebern. Wir sind mit Geschäftsstellen in den wichtigsten Wirtschaftsräumen der Deutschschweiz präsent und arbeiten regional eng mit renommierten Arbeitgebern zusammen. Unsere Stärke ist die persönliche Betreuung. Für Sie nutzen wir aktiv und bewusst die Synergien, die unser Netzwerk schafft.

Für unseren Kunden im Raum Baden suchen wir eine vielseitige Persönlichkeit.

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützen Sie die Geschäftsführung und leisten einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf der Organisation. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Diskretion und Ihrer Dienstleistungsorientierung sorgen Sie dafür, dass administrative und koordinative Prozesse effizient und professionell umgesetzt werden.

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion übernehmen Sie vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben:

• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung für die Geschäftsleitung und verschiedene Anspruchsgruppen
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Terminplanung, Korrespondenz und administrativen Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Sitzungsunterlagen und Geschäftsdokumenten
• Organisation von Anlässen, Besuchen sowie Unterstützung bei der Betreuung von Gästen und externen Ansprechpartnern
• Mitarbeit in Projekten sowie Übernahme von Stellvertretungsaufgaben innerhalb des Assistenzbereichs

Für diese verantwortungsvolle Position bringen Sie folgende Qualifikationen und persönlichen Stärken mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Direktionsassistenz- oder Sekretariatsfunktion
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Protokollführung sowie in der Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und anspruchsvollen Geschäftsdokumenten
• Strukturierte, selbstständige und diskrete Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und hoher Dienstleistungsorientierung
• Versierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen sowie eine präzise, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Das erwartet Sie:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Drehscheibenfunktion mit engem Bezug zur Geschäftsleitung
• Ein anspruchsvolles und professionelles Arbeitsumfeld mit hoher Eigenverantwortung
• Abwechslungsreiche Aufgaben und spannende Kontakte über verschiedene Fachbereiche hinweg
• Eine wertschätzende, kollegiale Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Anstellungsbedingungen sowie die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und mitzugestalten

Sind Sie eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und Freude an einer zentralen Unterstützungsfunktion? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.