Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%

ACCA Careers; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Direkte Zusammenarbeit

Langfristige Perspektive

Sozialleistungen & Pension

Zentraler Arbeitsort Zürich

Job summary

ACCA Careers sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung für Zürich. Sie unterstützen ein Mitglied der Geschäftsleitung in allen organisatorischen Belangen und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

Zu den Aufgaben gehören Kalenderkoordination, Meetings sowie Reisen im In- und Ausland, Vorbereitung von Unterlagen und die Mitwirkung an strategischen Projekten. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Weiterbildung im Assistenzbereich von Vorteil.
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Geschäftsleitungsassistenz in anspruchsvollem Umfeld.
• Stilsichere Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau; gute Englisch- und Französischkenntnisse.

Responsibilities

• Proaktive Unterstützung eines Geschäftsleitungsmitglieds in allen organisatorischen Belangen.
• Koordination komplexer Kalender, Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen im In- und Ausland.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Reisen.
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen.
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten.
• Pflege und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen.
• Erstellung von Spesenabrechnungen und Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen.
• Mitarbeit bei internen Kommunikationsmaßnahmen und Textaufbereitungen.

Skills

Organisationstalent

Diskretion/Vertraulichkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Assistenzbereich

Tools

MS Office

Job description

In dieser anspruchsvollen Vertrauensposition unterstützen Sie ein Mitglied der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und agieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern. Die Rolle bietet ein breites Aufgabenspektrum in einem professionellen, wertschätzenden und langfristig orientierten Unternehmensumfeld.

Kundendetails

Für ein etabliertes und erfolgreiches Schweizer Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich suchen wir eine erfahrene, diskrete und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%.

Stellenbeschreibung

• Proaktive Unterstützung eines Geschäftsleitungsmitglieds in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Selbstständige Koordination komplexer Kalender, Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
• Pflege, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen
• Erstellung und Kontrolle von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
• Mitarbeit bei internen Kommunikationsmaßnahmen sowie Unterstützung bei der Aufbereitung von Texten und Unterlagen
• Ansprechperson für interne und externe Anspruchsgruppen auf Managementebene
• Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Gästen
  
  

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung im Assistenzbereich von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Geschäftsleitungsassistent/in in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• Erfahrung innerhalb einer grösseren, komplexen Unternehmensstruktur
• Stilsichere Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
• Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
• Gute Französischkenntnisse (mindestens B2)
• Versierter Umgang mit MS Office sowie Affinität zu modernen digitalen und KI-gestützten Arbeitsmitteln
• Hohe Organisationsstärke sowie ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Diskrete, loyale und vertrauenswürdige Persönlichkeit mit souveränem Auftreten
• Ausgezeichnete Umgangsformen sowie ein hohes Mass an Serviceorientierung
  
  

Das Angebot

• Verantwortungsvolle Schlüsselfunktion in direkter Zusammenarbeit mit einem Mitglied der Geschäftsleitung
• Langfristige Perspektive in einer erfolgreichen Schweizer Unternehmensgruppe
• Familiäre, wertschätzende und bodenständige Unternehmenskultur
• Professionelles und gleichzeitig persönliches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Sozialversicherungsleistungen und überdurchschnittliche Pensionskassenregelung
• Zentral gelegener Arbeitsort im Raum Zürich