Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%

Michael Page (Switzerland); Zürich; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Sozialleistungen und betriebliche Vors

Pensionskassenregelung

Job summary

Michael Page (Switzerland) sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Zürich. Die Rolle umfasst Proaktivität, Organisation, Reiseplanung und anspruchsvolle Korrespondenz.

Sie unterstützen ein Mitglied der Geschäftsleitung, koordinieren Kalendereinträge, bereiten Meetings vor und treiben strategische Projekte voran. Diskretion, Serviceorientierung und mehrsprachige Kompetenz sind gefragt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ggf. Weiterbildung im Assistenzbereich von Vorteil.
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Personal Assistant.
• Erfahrung innerhalb einer grösseren, komplexen Unternehmensstruktur.
• Stilsichere Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau.
• Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1) und gute Französischkenntnisse (mindestens B2).

Responsibilities

• Proaktive Unterstützung eines Geschäftsleitungsmitglieds in organisatorischen Belangen.
• Selbstständige Koordination von Kalendern, Terminen, Sitzungen und Reisen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen.
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten.
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten.
• Pflege, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen.
• Erstellung und Kontrolle von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen.
• Mitarbeit bei internen Kommunikationsmaßnahmen sowie Unterstützung bei der Aufbereitung von Texten und Unterlagen.

Skills

Executive Assistant

Personal Assistant

Geschäftsleitungsassistenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Assistenzbereich

Tools

MS Office

Job description

• Stabiler Arbeitgeber mit familiärer Kultur und attraktiven Rahmenbedingungen.
• Anspruchsvolle Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungsebene.

Firmenprofil

Für ein etabliertes und erfolgreiches Schweizer Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich suchen wir eine erfahrene, diskrete und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%.

Stellenbeschreibung

• Proaktive Unterstützung eines Geschäftsleitungsmitglieds in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Selbstständige Koordination komplexer Kalender, Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
• Pflege, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen
• Erstellung und Kontrolle von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
• Mitarbeit bei internen Kommunikationsmaßnahmen sowie Unterstützung bei der Aufbereitung von Texten und Unterlagen
• Ansprechperson für interne und externe Anspruchsgruppen auf Managementebene
• Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Gästen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung im Assistenzbereich von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Geschäftsleitungsassistent/in in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• Erfahrung innerhalb einer grösseren, komplexen Unternehmensstruktur
• Stilsichere Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
• Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
• Gute Französischkenntnisse (mindestens B2)
• Versierter Umgang mit MS Office sowie Affinität zu modernen digitalen und KI-gestützten Arbeitsmitteln
• Hohe Organisationsstärke sowie ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Diskrete, loyale und vertrauenswürdige Persönlichkeit mit souveränem Auftreten
• Ausgezeichnete Umgangsformen sowie ein hohes Mass an Serviceorientierung

Sonstige Informationen

• Verantwortungsvolle Schlüsselfunktion in direkter Zusammenarbeit mit einem Mitglied der Geschäftsleitung
• Langfristige Perspektive in einer erfolgreichen Schweizer Unternehmensgruppe
• Familiäre, wertschätzende und bodenständige Unternehmenskultur
• Professionelles und gleichzeitig persönliches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Sozialversicherungsleistungen und überdurchschnittliche Pensionskassenregelung
• Zentral gelegener Arbeitsort im Raum Zürich