Assistenz CEO 50-60% (m/w/d)

Häny AG; Rapperswil-Jona; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO

Moderner Arbeitsplatz am Hauptsitz inJ

Kurze Entscheidungswege

Zusammenfassung

Häny AG in Jona sucht eine erfahrene CEO-/GL-Assistenz, die die Geschäftsleitung eng begleitet. Sie koordinieren Sitzungen, erstellen Traktanden, bereiten Unterlagen vor und führen das Follow-up zu offenen Punkten durch.

Wichtig ist eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen. Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen, unterstützen Transformations- und Organisationsprojekte, pflegen eine klare Ablage und tragen dazu bei, Führungsprozesse

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz oder vergleichbare Funktion in Nähe zur Geschäftsführung.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte, selbständige Arbeitsweise.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch.

Aufgaben

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen.
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen.
• Führung und Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten.
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten.
• Unterstützung des CEO bei der Vorbereitung von Führungsgesprächen, Workshops und internen Terminen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsnotizen und internen Unterlagen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Verlässlichkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Deutsch Kommunikation

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Word

Excel

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Führung und konsequente Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten
• Unterstützung des CEO bei der Vorbereitung von Führungsgesprächen, Workshops und wichtigen internen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsnotizen und internen Kommunikationsunterlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung bei ausgewählten Transformations-, Organisations- und Sonderprojekten
• Pflege einer strukturierten Ablage für CEO-, GL-, VR- und Projektdokumente
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Übersichten und einfachen Steuerungsinstrumenten für den Führungsalltag
• Koordination von Terminen, Abstimmungen und Follow-ups im direkten Umfeld des CEO

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz, Executive Assistant, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion mit Nähe zu Geschäftsleitung oder Unternehmensführung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen, zu strukturieren und auf das Wesentliche zu reduzieren
• Freude daran, Themen konsequent nachzuverfolgen und Verbindlichkeit professionell einzufordern
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Word und Excel
• Ruhiges, souveränes und professionelles Auftreten
• Vorausschauende, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise

Was Sie auszeichnet

Sie denken mit, behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und erkennen, was als Nächstes benötigt wird.

Sie verstehen Ihre Rolle nicht als reine administrative Unterstützung, sondern als strukturierende Kraft im Hintergrund. Sie tragen dazu bei, dass Führungsprozesse strukturiert vorbereitet, Entscheide sauber dokumentiert und vereinbarte Massnahmen konsequent nachverfolgt werden.

Dabei arbeiten Sie diskret, verbindlich und mit einem hohen Qualitätsanspruch.

Wir bieten Ihnen

• Eine vertrauensvolle Funktion in direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Einblick in Unternehmensführung, Organisation und Transformation
• Kurze Entscheidungswege und ein unternehmerisch geprägtes Umfeld
• Die Möglichkeit, Führungs- und Arbeitsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Eigenverantwortung
• Einen modernen Arbeitsplatz am Hauptsitz der Häny AG in Jona

Häny AG · Nadia Caccioppoli · Buechstrasse 20 · 8645 Jona
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