Assistent/in der Geschäftsleitung 50-100%

Serata, Stiftung für das Alter; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kurze Entscheidungswege

Abwechslungsreiche Aufgaben

Langfristige Perspektive

Zusammenfassung

Heliobus AG in St. Gallen sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in 50–100%. Sie unterstützen die Geschäftsleitung administrativ, koordinieren Abläufe und tragen Verantwortung für länderübergreifende Prozesse.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder BWL-Bachelor, Führungserfahrung im Backoffice, sowie sehr gute Mehrsprachigkeit (DE/EN, FR/IT von Vorteil). Fundierte MS-Office Kenntnisse, Marketing- bzw.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL.
• Erfahrung als Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit Führungserfahrung.
• Berufserfahrung in internationalem Umfeld.
• Sehr gute, mehrsprachige Kommunikationsfähigkeit (DE, EN, FR, IT von Vorteil).
• Gute Kenntnisse von MS-Office Programmen.

Aufgaben

• Selbstständige Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund.
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und Dokumente (DE/EN; FR/IT von Vorteil).
• Analyse und Optimierung der Backoffice-Prozesse.
• Terminplanung, Budgetierung und Controlling eigener Projekte.
• Qualitätssicherung im Adressverwaltungsbereich (ERP/CRM).
• Mithilfe bei Organisation von Messen, Meetings und Firmenevents.

Kenntnisse

Executive Assistant

Backoffice Leitung

Internationale Erfahrung

Mehrsprachige Kommunikation

MS-Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Bachelorabschluss BWL

Tools

CRM/ERP Tools

SEO / Google Ads

Social Media Tools

Jobbeschreibung

Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d | 50-100%)

• per sofort oder nach Vereinbarung
• Festanstellung
• Region St. Gallen

Die Heliobus AG widmet sich seit zwei Jahrzehnten der Mission, Innenräume mit ausreichend Tageslicht zu versorgen. Durch innovative Lösungen bringen wir auf intelligente Weise Lebensenergie in dunkle, gefangene Räume, Untergeschosse und unterirdische Infrastrukturen.

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um unser Team zu stärken. In dieser Position werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Geschäftsführung übernehmen und Verantwortung für verschiedene, länderübergreifende, administrative Aufgaben sowie die Koordination von Abläufen innerhalb des Unternehmens tragen.

Hauptaufgaben

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und anderen Dokumenten (DE, EN) FR, IT von Vorteil
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse
• Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte
• Verantwortung Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM)
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und PendenzenmanagementMithilfe bei Organisation und Koordination von Messen, Meetings, Firmenevents und VeranstaltungenProaktives Management von Terminen, Reisen und Besprechungen für die GeschäftsleitungÜbernahme von Recherchetätigkeiten und eigenständige Aufbereitung von InformationenUnterstützung von Marketingaktivitäten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL
• Erfahrung als Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld
• Kompetentes und gewinnendes Auftreten mit sehr guten Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute, mehrsprachige und kreative Ausdrucksweise in Wort und Schrift (DE, EN) FR,IT von Vorteil
• Flexible, serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit
• Selbstständige, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Vernetzt denkend, proaktiv mit- und vorausdenkend
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme
• Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Marketing / Digital Marketing oder Kommunikation
• Kenntnisse und Erfahrung im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube)
• Kenntnisse im Bereich Suchmaschinenoptimierung SEO, Google Ads von Vorteil
• IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools

Wir bieten dir

• Ein kleines, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Abwechslungsreiche Aufgaben und Raum für Eigeninitiative
• Einen wertschätzenden und unkomplizierten Umgang miteinander
• Vertrauen, Selbstständigkeit und die Möglichkeit, etwas zu bewegen
• Eine langfristige Perspektive in unserem Unternehmen

Heliobus AG - Sittertalstrasse 34 - 9014 St. Gallen - [phone]