Assistent:in Verwaltungsratspräsident und Verleger

CH Media; Aarau; On-site; CHF 110,000 - 140,000; Full time

Job summary

CH Media in Aarau sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung, die das CEO-Team unterstützt, Termine koordiniert und Meetings professionell vorbereitet. Sie arbeitet eng mit der CEO-Assistentin zusammen und übernimmt in Abwesenheit deren Aufgaben.

Die Stelle erfordert Diskretion, Organisationstalent und souveränen Umgang mit MS Office 365. Interessiert an einer verantwortungsvollen, abwechslungsreichen Tätigkeit mit enger Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern,

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder Verwaltungsrat
• Fachausweis Direktionsassistenz wünschenswert
• Freude an klassischer Assistenzarbeit und komplexer Terminkoordination
• Professionelle, klare und wertschätzende Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und effiziente Arbeitsprozesse

Responsibilities

• Unterstützt den VRP und Verleger in allen administrativen Aufgaben
• Koordiniert Kalender, Fristen und Prioritäten
• Organisiert interne und externe Meetings inkl. Vor-/Nachbearbeitung sowie Protokollierung
• Koordiniert langjährige Veranstaltungen (ca. 350 Personen)
• Sorgt für reibungslosen Office-Alltag: Rechnungsprüfung, Spesenabrechnung, Pflege vertragsrelevanter Daten
• Pflegt Netzwerke zu Stakeholdern und arbeitet eng mit der CEO-Assistentin zusammen
• Übernimmt Stellvertretung bei Abwesenheit der CEO-Assistentin

Skills

Assistenz der Geschäftsleitung

Terminkoordination

Diskretion

Organisationstalent

Education

Fachausweis Direktionsassistenz

Tools

MS Office 365

Job description

50 %

In diesem vielfältigen Job

• unterstützt du unseren VRP und Verleger in allen administrativen Aufgaben
• koordinierst du den Kalender und behältst Fristen und Prioritäten im Blick
• organisierst du souverän interne und externe Meetings, inklusive Vor- und Nachbearbeitung sowie teilweise mit Protokollierung (VR-Sitzungen)
• koordinierst du langjährig etablierte Anlässe (ca. 350 Personen)
• sorgst du für einen reibungslosen Office-Alltag von der Rechnungskontrolle über Spesenabrechnung bis zur Pflege vertragsrelevanter Daten
• wirst du Teil eines eingespielten Assistenz-Teams und pflegst dein Netzwerk zu internen und externen Stakeholdern
• arbeitest du eng mit der CEO-Assistentin zusammen und übernimmst bei Abwesenheit ihre Stellvertretung

Du kommst hier zum Ziel, wenn

• du mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrates mitbringst und du idealerweise den Fachausweis zur Direktionsassistenz erfolgreich absolviert hast
• du Freude an klassischer Assistenzarbeit und komplexer Terminkoordination hast und es dir liegt, andere strukturiert und vorausschauend zu entlasten
• du professionell, klar und wertschätzend kommunizierst und dabei immer diskret, loyal und zuverlässig agierst
• du die MS Office (365) Palette einwandfrei beherrschst, digitale Tools souverän nutzt und dich dafür begeisterst, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten
• du auch in hektischen Situationen den Überblick behältst, Prioritäten setzt und team- sowie dienstleistungsorientiert handelst
• du Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mitbringst, idealerweise arbeitest du halbtags von Montag bis Freitag

Warum bei uns ein (a) im Stellentitel steht? Weil bei uns die Bewerbungen aller Menschen willkommen sind, die Lust darauf haben, uns mit ihren vielfältigen Talenten weiterzubringen. Das allein zählt – und nicht Alter oder Geschlecht, Herkunft, Religion oder sexuelle Orientierung.

Michael Wanner
CEO