Leiterin / Leiter Sekretariat

Helbling Technik AG; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Spannende Führungsposition

Kollegiales Team

Offenes Umfeld

Herausfordernde Aufgaben

Zentraler Arbeitsort

Flache Hierarchien

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Helbling Technik AG in Wil sucht eine erfahrene Leiterin / einen erfahrenen Leiter Sekretariat, die das Team führt und gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mitarbeitet.

Sie übernehmen vielseitige Aufgaben wie Fakturierung, Spesen- und Stundenkontrolle, Reise- und Eventorganisation sowie ERP- und CRM-Datenpflege. Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei Messeplanungen runden das Profil ab; Empfang und Betreuung von Kunden gehört dazu.

Qualifikationen

• Fundierte kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive- oder Management Assistant.
• Erfahrung in fachlicher und personeller Führung eines kleinen Teams.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und souveränes Auftreten.
• Organisationstalent mit lösungsorientierter Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Führung und Koordination des Sekretariatsteams sowie Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Operative Aufgaben wie Fakturierung, Spesen- und Stundenkontrolle, Reise- und Anlassorganisation.
• Pflege von ERP-/CRM-Daten, Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei Messeplanungen.
• Empfang, Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern.
• Durchführung von Personal-, Leistungs- und Kooperationsgesprächen in der Führungsfunktion.
• Entwicklung von Abläufen und Förderung eigenständiger, effizienter Teamarbeit.

Kenntnisse

Führungserfahrung

Teamführung

Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

Diskretion

Entscheidungsfähigkeit

Sozialkompetenz

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

ABACUS

Jobbeschreibung

Leiterin / Leiter Sekretariat

Für unser Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil mit 110 Mitarbeitenden suchen wir eine erfahrene, dienstleistungsorientierte und engagierte Persönlichkeit. Sie führen unser Sekretariatsteam und arbeiten gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mit.

Tätigkeitsgebiet

Als zentrale Drehscheibe unseres Sekretariats führen und koordinieren Sie das Team und sorgen gemeinsam für einen professionellen und reibungslosen Support unserer Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden.

Sie arbeiten selbst aktiv im operativen Tagesgeschäft mit und übernehmen vielseitige Aufgaben wie Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle, Organisation von Reisen und Anlässen, ERP- und CRM-Datenpflege sowie Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung. Ebenso gehören Empfang und Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartner zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Als erfahrene Assistenzpersönlichkeit unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung und das Management auch bei anspruchsvolleren organisatorischen und administrativen Aufgaben und gehen mit vertraulichen Informationen souverän und diskret um.

In Ihrer Führungsfunktion koordinieren Sie Aufgaben und Ressourcen im Sekretariat, führen Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche und übernehmen gemeinsam mit dem Vorgesetzten Verantwortung bei Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsfragen. Gleichzeitig entwickeln Sie Abläufe pragmatisch weiter und fördern selbständiges und effizientes Arbeiten im Team.

Anforderung

Sie bringen folgende Qualität mit:

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive oder Management Assistant
• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams
• Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil

Helbling Benefits

• Eine spannende und abwechslungsreiche Führungsposition
• Ein motiviertes, aufgestelltes und kollegiales Team
• Ein offenes Umfeld mit einem eingespielten Team
• Interessante und herausfordernde Aufgabengebiete in einem dynamischen Unternehmen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsort mit guter Anbindung an den ÖV
• Flache Hierarchien und konstante Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fortschrittliche Arbeits- und Anstellungsbedingungen