HR & Executive Assistant

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee; Kloten; Vor Ort; CHF 70.000 - 110.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee sucht eine erfahrene HR- und Assistenzpersönlichkeit für eine zentrale Rolle in der HR-Administration und der Geschäftsleitung. Die Position ist 80%–100% und unbefristet, am Standort Zürich-Kloten.

Sie bringen mehrjährige HR-Erfahrung, Kenntnisse im Arbeitsrecht der Schweiz und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Eine strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und Organisationstalent sind gefragt.

Qualifikationen

• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise Payroll-Erfahrung.
• Abschluss einer kaufmännischen Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Weiterbildung im HR-Bereich, z. B. HR-Assistent/in oder Personalwesen-Qualifikation.

Aufgaben

• Unterstützung in sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles.
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten.
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung.
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie personellen Veränderungen.
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und externen Stellen.
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls.
• Administratives Bewerbermanagement.
• Unterstützung unserer ösischsprachigen Mitarbeitenden und Fremdsprachen-Korrespondenz.

Kenntnisse

HR-Administration

Payroll-Unterstützung

Executive Assistant

Vertragswesen

Arbeitsrecht Schweiz

MS Office

Diskretion

Sprachkenntnisse Deutsch

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

HR-Fachbildung

Payroll-Erfahrung

Tools

Payroll-Software

Zeiterfassungssystem

Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

This job posting was published here directly by one of our clients. The State Secretariat for Economic Affairs has no control over its content or quality.

HR & Executive Assistant

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee Vacant since : 18.09.2026 8302 Kloten (ZH) 80% - 100% By agreement Permanent

HR & Executive Assistant (80%-100%)

Über uns

Die Helvetic Motion AG ist ein junges, dynamisches und unabhängiges KMU, das sich auf individuelle Mobilität spezialisiert hat. Als Franchisepartner von Enterprise Mobility, dem weltweit grössten Autovermieter, betreiben wir die Marken Alamo Rent a Car, Enterprise Rent-A-Car und National Car Rental.

Unsere zusätzlichen Dienstleistungen umfassen: Speedparking (Valet Parking), Enterprise Minilease (Auto-Abonnements) und Enterprise GO (digitale, app-basierte Autovermietung).

Wir bieten flexible Mobilitätslösungen an 365 Tagen im Jahr – in der Schweiz und weltweit.

Unsere Unternehmenskultur ist offen, agil und transparent, mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsprozessen. Wir leben Diversität und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.

Deine Aufgaben

HR Administration

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer ösischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung

Management Support

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute ösisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Was Dich erwartet

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.

Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung. Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur administriert, sondern mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, präzise arbeitet, Prioritäten setzt und Themen selbständig vorantreibt.

Die Pos

Über uns

Die Helvetic Motion AG ist ein junges, dynamisches und unabhängiges KMU, das sich auf individuelle Mobilität spezialisiert hat. Als Franchisepartner von Enterprise Mobility, dem weltweit grössten Autovermieter, betreiben wir die Marken Alamo Rent a Car, Enterprise Rent-A-Car und National Car Rental.

Unsere zusätzlichen Dienstleistungen umfassen: Speedparking (Valet Parking), Enterprise Minilease (Auto-Abonnements) und Enterprise GO (digitale, app-basierte Autovermietung).

Wir bieten flexible Mobilitätslösungen an 365 Tagen im Jahr – in der Schweiz und weltweit.

Unsere Unternehmenskultur ist offen, agil und transparent, mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsprozessen. Wir leben Diversität und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.

HR & Executive Assistant (80%-100%)

Für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung und unserer HR-Administration suchen wir eine erfahrene, selbständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, hoher Zahlenaffinität und ausgeprägtem Organisationstalent. Eintritt nach Vereinbarung

In dieser vielseitigen Funktion übernimmst Du zentrale Aufgaben innerhalb der HR-Administration und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsleitung bei administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Themen.

Deine Aufgaben

HR Administration

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer ösischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung

Management Support

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute ösisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Was Dich erwartet

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.

Die Pos

• Work location 8302 Kloten (ZH)
• Workload 80% - 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• By online Online form