Assistant to Vice President

RUAG; Bern; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Optionen

Flexible Arbeitszeiten

Schulungen/Weiterbildung

Benefits und Vergünstigungen

Zusammenfassung

RUAG sucht eine erfahrene Assistant to Vice President, die als zentrale Drehscheibe zwischen Führungsteam und Organisation fungiert. Sie unterstützt Leitung, koordiniert Termine, Workshops und Geschäftsanlässe, bereitet Unterlagen vor und pflegt den Informationsfluss über Abteilungsgrenzen hinweg.

Zu den Aufgaben gehören Sitzungen organisieren, Protokolle führen, SAP-Operationen wie Auftragseröffnungen, sowie eigenständige Projekte wie Schulungen oder OE-Initiativen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; mind. 5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-/Koordinationsfunktion.
• Sehr gute MS 365 Kenntnisse; SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse vorteilhaft.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil; Führerschein B von Vorteil.

Aufgaben

• Du unterstützt Leitung und Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe; Vor- und Nachbereitung sicherstellen.
• Du organisierst Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.
• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports vor und führst Protokoll.
• Du koordinierst Informationen über Organisationseinheiten hinweg und sicherstellst effizienten Informationsfluss.
• Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, z. B. Auftragseröffnungen; Du führst kleinere Projekte.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und entwickelst administrative Abläufe weiter.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Microsoft 365

Terminmanagement

Informationsaufbereitung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Führerschein B

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP / SAP S/4HANA

Jobbeschreibung

Als Assistant to Vice President bist du eine zentrale Drehscheibe innerhalb des Geschäftsfelds. Du unterstützt die Leitung und das gesamte Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen, sorgst für einen effizienten Informationsfluss und behältst Termine, Pendenzen und wichtige Aufgaben im Blick. Dabei arbeitest du mit unterschiedlichen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernimmst du kleinere Projekte und operative Themen und bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung von Abläufen ein.

Assistant to Vice President

Das kannst du bewegen

Du unterstützt die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe und stellst deren Vor- und Nachbereitung sicher. Du organisierst die Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.

• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und weitere Managementunterlagen auf und führst Protokoll.
• Du koordinierst Informationen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, beispielsweise Auftragseröffnungen und die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.
• Du führst kleinere Projekte und übernimmst eigenständig Themen wie beispielsweise die Organisation von Schulungsprogrammen oder OE-Projekten.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.
• Zusätzlich zur Assistenzfunktion führt die Assistentin, der Assistent kleinere Projekte im Auftrag des Geschäftsfeld-Verantwortlichen und übernimmt operative Aufgaben, wie z. B. Auftragseröffnungen im SAP.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem grösseren oder komplexen Unternehmens- oder ICT-Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise gute SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie in der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Du kannst komplexe Informationen strukturieren und adressatengerecht aufbereiten und verfügst über ein gutes Verständnis für organisatorische und projektbezogene Abläufe.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Deine Persönlichkeit

Du bist loyal, vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen. Du bist eine aufgestellte, freundliche und kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht und unterschiedliche Perspektiven einbringt. Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und behältst auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick. Du packst gerne selbst mit an, kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und greifst auch einmal zum Telefon, statt nur E-Mails zu schreiben. Du bist flexibel, lösungsorientiert und hast Freude daran, Dinge zu organisieren, Menschen zusammenzubringen und gemeinsam etwas zu bewegen. Du bist damit nicht einfach klassische Assistenz, sondern eine kommunikative und selbstständige Drehscheibe für unser Führungsteam.

Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Bewirb dich trotzdem. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.

Deine Vorteile

Lohn und Nebenleistungen

Wir bieten dir ein leistungsorientiertes- und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie grosszügige Prämien- und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.

Flexibles Arbeiten

Wir legen grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen an.

Vergünstigungen

Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit-Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.

Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Freizeitangebote

Unsere Mitarbeitenden liegen uns am Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.

Deine Ansprechperson

Lars Thomann

Talent Acquisition Specialist

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