Assistant·e administratif·ve polyvalent·e

Chef Gourmet SA; Cousset; Sur place; CHF 55 000 - 75 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Formation initiale

Procédures internes claires

Suivi régulier et évolution

Résumé du poste

Chef Gourmet SA, distributeur B2B de produits haut de gamme pour l’hôtellerie et la restauration en Suisse, recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir l’ADV et le pôle administratif à Cousset.

Vous assurez la saisie de commandes, la mise à jour des bases clients, la gestion des DLC et des livraisons, et vous participez à la facturation et au suivi des dépenses; formation et intégration assurées.

Qualifications

• Formation en gestion ou commerce exigée ou équivalent.
• Notions de facturation et de suivi administratif appréciées.
• Compétences bureautiques et respect des procédures.

Responsabilités

• Prise de commandes par téléphone, site internet ou e‑mail, dans le respect des procédures et des délais
• Mise à jour de la base de données clients : coordonnées, archivage, suivi des clients inactifs ou VIP
• Transmission à l’équipe des informations sur les DLC courtes et les ruptures de stock
• Préparation des bons de livraison et des confirmations de commande, contrôle des quantités et des prix
• Gestion des notifications clients : accusés de réception, relances simples, suivi des commandes en cours
• Mise à disposition de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks
• Classement et archivage des documents clients (contrats, commandes, correspondance)
• Saisie et vérification des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande, relances
• Préparation et organisation des dossiers administratifs : numérisation, dossiers clients/fournisseurs, classement
• Mise à jour de la documentation interne et suivi documentaire de la conformité B Corp
• Soutien à la préparation de rapports financiers, tableaux de suivi des dépenses et indicateurs mensuels
• Participation à l’optimisation des processus internes.
• Assistance ponctuelle : notes de frais, suivi des avances et encaissements, pièces justificatives.

Connaissances

Outils bureautiques

Rigueur administrative

Organisation

Communication écrite

Esprit d'équipe

Autonomie

Discrétion

Formation

Formation commerce

Gestion/comptabilité

Description du poste

Assistant e administratif polyvalent

Chef Gourmet SA est un distributeur B2B de produits de boulangerie, viennoiserie, pâtisserie et confiserie haut de gamme pour l’hôtellerie et la restauration en Suisse : hôtels 3 à 5 étoiles, restaurants et institutions. Entreprise certifiée B Corp, nous plaçons l’impact social et environnemental au cœur de nos décisions.

Pour renforcer notre équipe d’une quinzaine de personnes basée à Cousset, nous recherchons un- e :

Assistant e administratif polyvalent – ADV & Administratif

Votre mission :

• Au sein d’une petite équipe, vous assurez la continuité des opérations administratives et soutenez au quotidien les responsables de l’administration des ventes (ADV) et du pôle administratif.
• Votre temps se répartit à environ 70 % pour l’ADV et 30 % pour l’appui administratif.

Vos responsabilités

Administration des ventes / Service clients (70 %)

• Prise de commandes par téléphone, site internet ou e‑mail, dans le respect des procédures et des délais
• Mise à jour de la base de données clients : coordonnées, archivage, suivi des clients inactifs ou VIP
• Transmission à l’équipe des informations sur les DLC courtes et les ruptures de stock
• Préparation des bons de livraison et des confirmations de commande, contrôle des quantités et des prix
• Gestion des notifications clients : accusés de réception, relances simples, suivi des commandes en cours
• Mise à disposition de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks
• Classement et archivage des documents clients (contrats, commandes, correspondance)

Appui au pôle Administratif (30 %)

• Saisie et vérification des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande, relances
• Préparation et organisation des dossiers administratifs : numérisation, dossiers clients/fournisseurs, classement
• Mise à jour de la documentation interne et suivi documentaire de la conformité B Corp
• Soutien à la préparation de rapports financiers, tableaux de suivi des dépenses et indicateurs mensuels
• Participation à l’optimisation des processus internes.
• Assistance ponctuelle : notes de frais, suivi des avances et encaissements, pièces justificatives.

Votre profil

• Formation d’employé- e de commerce, en gestion, en comptabilité ou titre jugé équivalent
• niveau B1 minimum ;
• çais courantMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
• Rigueur administrative, sens de l’organisation et bonnes capacités de communication écrite et orale
• Esprit d’équipe et autonomie dans l’exécution des tâches confiées
• Discrétion et sensibilité à la confidentialité des données internes.

Nous vous offrons

• Une formation initiale à votre arrivée
• Des procédures internes claires pour vous accompagner (checklists, modèles, guides)
• Un suivi régulier et un poste qui évolue avec vous
• Une PME à taille humaine, engagée et certifiée B Corp, au service de l’hôtellerie suisse.

Chef Gourmet SA
Route de Corcelles 86
1774 Cousset