Assistant e administratif ve polyvalent e

Chef Gourmet SA; Montagny-près-Yverdon; On-site; CHF 42,000 - 66,000; Part time

Benefits offered by this job

Formation initiale

Procédures internes claires

Suivi régulier et évolutif

PME à taille humaine — B Corp

Job summary

Chef Gourmet SA, distributeur B2B de produits haut de gamme pour l'hôtellerie et la restauration en Suisse, cherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir l administration des ventes et le pôle administratif. Le poste implique 70 % ADV et 30 % soutien administratif, sous la supervision d'une petite équipe à Cousset.

Profil: formation commerce, allemand B1, français courant, rigueur et organisation, excellente communication.

Qualifications

• Formation d'employé/e de commerce, en gestion, en comptabilité ou titre jugé équivalent.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).

Responsibilities

• Prise de commandes par téléphone, site internet ou e-mail, dans le respect des procédures et des délais.
• Mise à jour de la base de données clients : coordonnées, archivage, suivi des clients inactifs ou VIP.
• Transmission à l'équipe des informations sur les DLC courtes et les ruptures de stock.
• Préparation des bons de livraison et des confirmations de commande, contrôle des quantités et des prix.
• Gestion des notifications clients : accusés de réception, relances simples, suivi des commandes en cours.
• Mise à disposition de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks.
• Classement et archivage des documents clients (contrats, commandes, correspondance).
• Saisie et vérification des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande, relances.
• Préparation et organisation des dossiers administratifs : numérisation, dossiers clients/fournisseurs, classement.
• Mise à jour de la documentation interne et suivi documentaire de la conformité B Corp.
• Soutien à la préparation de rapports financiers, tableaux de suivi des dépenses et indicateurs mensuels.
• Participation à l'optimisation des processus internes.
• Assistance ponctuelle : notes de frais, suivi des avances et encaissements, pièces justificatives.

Skills

Allemand B1

Français courant

Rigueur administrative

Organisation

Communication écrite/orale

Esprit d'équipe

Autonomie

Maîtrise Word/Excel

Education

Formation d'employé/e de commerce / équivalent

Tools

Word

Excel

Messagerie

Job description

Qui sommes-nous ?

Chef Gourmet SA est un distributeur B2B de produits de boulangerie, viennoiserie, pâtisserie et confiserie haut de gamme pour l'hôtellerie et la restauration en Suisse : hôtels 3 à 5 étoiles, restaurants et institutions. Entreprise certifiée B Corp, nous plaçons l'impact social et environnemental au cœur de nos décisions.

Pour renforcer notre équipe d'une quinzaine de personnes basée à Cousset, nous recherchons un e :

Assistant e administratif ve polyvalent e - ADV & Administratif

Votre mission :

• Au sein d'une petite équipe, vous assurez la continuité des opérations administratives et soutenez au quotidien les responsables de l'administration des ventes (ADV) et du pôle administratif.

• Votre temps se répartit à environ 70 % pour l'ADV et 30 % pour l'appui administratif.

Vos responsabilités

Administration des ventes / Service clients (70 %)

• Prise de commandes par téléphone, site internet ou e-mail, dans le respect des procédures et des délais

• Mise à jour de la base de données clients : coordonnées, archivage, suivi des clients inactifs ou VIP

• Transmission à l'équipe des informations sur les DLC courtes et les ruptures de stock

• Préparation des bons de livraison et des confirmations de commande, contrôle des quantités et des prix

• Gestion des notifications clients : accusés de réception, relances simples, suivi des commandes en cours

• Mise à disposition de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks

• Classement et archivage des documents clients (contrats, commandes, correspondance)

Appui au pôle Administratif (30 %)

• Saisie et vérification des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande, relances

• Préparation et organisation des dossiers administratifs : numérisation, dossiers clients/fournisseurs, classement

• Mise à jour de la documentation interne et suivi documentaire de la conformité B Corp

• Soutien à la préparation de rapports financiers, tableaux de suivi des dépenses et indicateurs mensuels

• Participation à l'optimisation des processus internes.

• Assistance ponctuelle : notes de frais, suivi des avances et encaissements, pièces justificatives.

Votre profil

• Formation d'employé e de commerce, en gestion, en comptabilité ou titre jugé équivalent

• Allemand niveau B1 minimum ;

• Français courantMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)

• Rigueur administrative, sens de l'organisation et bonnes capacités de communication écrite et orale

• Esprit d'équipe et autonomie dans l'exécution des tâches confiées

• Discrétion et sensibilité à la confidentialité des données internes.

Nous vous offrez

• Une formation initiale à votre arrivée

• Des procédures internes claires pour vous accompagner (checklists, modèles, guides)

• Un suivi régulier et un poste qui évolue avec vous

• Une PME à taille humaine, engagée et certifiée B Corp, au service de l'hôtellerie suisse.