Assistant·e administratif·ve polyvalent·e

Jobup; Cousset; On-site; CHF 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Formation initiale

Procédures internes claires

Évolution du poste

PME à taille humaine et certifiée B CP

Job summary

Chef Gourmet SA recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir l ADV et le pôle administratif. Vous assurez l’enregistrement des commandes, la gestion des données clients et l’assistance administrative générale, en veillant au respect des procédures et des délais.

Vous participez aussi à la vérification des factures fournisseurs et à l’archivage, tout en soutenant les rapports financiers mensuels et l’amélioration des processus internes.

Qualifications

• Exige formation commerciale ou équivalent et rigueur administrative.
• Bonnes capacités d’organisation et de communication.
• Maîtrise des outils bureautiques courants et discrétion des données clients.

Responsibilities

• Prise de commandes par téléphone, site ou e-mail, selon procédures et délais.
• Update de la base clients et suivi des VIP/actifs et inactifs.
• Transmission d’informations sur les DLC et ruptures de stock.
• Préparation bons de livraison, vérification quantités et prix.
• Réalisation de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks.
• Gestion du classement et archivage des documents clients/fournisseurs.

Skills

Rigueur administrative

Organisation

Communication écrite et orale

Esprit d’équipe

Autonomie

Discrétion

Education

Formation d’employé·e de commerce / gestion / comptabilité

Tools

Word

Excel

Messagerie

Job description

Qui sommes-nous ?

Chef Gourmet SA est un distributeur B2B de produits de boulangerie, viennoiserie, pâtisserie et confiserie haut de gamme pour l’hôtellerie et la restauration en Suisse : hôtels 3 à 5 étoiles, restaurants et institutions. Entreprise certifiée B Corp, nous plaçons l’impact social et environnemental au cœur de nos décisions.

Pour renforcer notre équipe d’une quinzaine de personnes basée à Cousset, nous recherchons un·e :

Assistant·e administratif·ve polyvalent·e – ADV & Administratif

Votre mission :

• Au sein d’une petite équipe, vous assurez la continuité des opérations administratives et soutenez au quotidien les responsables de l’administration des ventes (ADV) et du pôle administratif.

• Votre temps se répartit à environ 70 % pour l’ADV et 30 % pour l’appui administratif.

Vos responsabilités

Administration des ventes / Service clients (70 %)

• Prise de commandes par téléphone, site internet ou e-mail, dans le respect des procédures et des délais

• Mise à jour de la base de données clients : coordonnées, archivage, suivi des clients inactifs ou VIP

• Transmission à l’équipe des informations sur les DLC courtes et les ruptures de stock

• Préparation des bons de livraison et des confirmations de commande, contrôle des quantités et des prix

• Gestion des notifications clients : accusés de réception, relances simples, suivi des commandes en cours

• Mise à disposition de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks

• Classement et archivage des documents clients (contrats, commandes, correspondance)

Appui au pôle Administratif (30 %)

• Saisie et vérification des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande, relances

• Préparation et organisation des dossiers administratifs : numérisation, dossiers clients/fournisseurs, classement

• Mise à jour de la documentation interne et suivi documentaire de la conformité B Corp

• Soutien à la préparation de rapports financiers, tableaux de suivi des dépenses et indicateurs mensuels

• Participation à l’optimisation des processus internes.

• Assistance ponctuelle : notes de frais, suivi des avances et encaissements, pièces justificatives.

Votre profil

• Formation d’employé·e de commerce, en gestion, en comptabilité ou titre jugé équivalent

• Allemand niveau B1 minimum ;

• Français courantMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)

• Rigueur administrative, sens de l’organisation et bonnes capacités de communication écrite et orale

• Esprit d’équipe et autonomie dans l’exécution des tâches confiées

• Discrétion et sensibilité à la confidentialité des données internes.

Nous vous offrons

• Une formation initiale à votre arrivée

• Des procédures internes claires pour vous accompagner (checklists, modèles, guides)

• Un suivi régulier et un poste qui évolue avec vous

• Une PME à taille humaine, engagée et certifiée B Corp, au service de l’hôtellerie suisse.