Assistant(e) Administratif(ve) au Bureau Exécutif 100% (h/fd)

Michael Page (Switzerland); Vaud; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Entreprise de renom

Bureau Exécutif

Équipe chaleureuse

Job summary

Michael Page (Switzerland) recherche un/une Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif pour un poste temporaire à 100% dans le canton de Vaud. Vous assurerez le suivi administratif des contrats, la facturation et les commandes, tout en soutenant les déplacements et l’organisation des réunions.

Le candidat idéal possède une expérience en assistanat, maîtrise le français et l’anglais, et sait gérer plusieurs priorités.

Qualifications

• Expérience en assistant administratif ou assistant de direction junior dans des environnements exigeants.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Excellentes capacités d’organisation et de coordination.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Disponible immédiatement pour commencer en novembre.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif lié à divers contrats, facturation, bons de commande et processus administratifs.
• Utiliser et naviguer entre différents systèmes et outils internes.
• Coordonner l’organisation des déplacements professionnels (vols, trains, hôtels) et les visas.
• Suivre et gérer les notes de frais.
• Coordonner les demandes de restauration et d’accueil lors des déplacements ou visites.
• Participer à l’organisation d’événements, réunions et visites professionnelles.
• Gérer l’envoi, la réception et la distribution du courrier et des colis.
• Garantir un support administratif et logistique transversal pour les opérations quotidiennes.

Skills

Organisation

Coordination

Anglais

Français

Autonomie

Service client

Gestion des priorités

Job description

• Assistanat administratif et d'équipe
• Poste temporaire à 100%

À propos de notre client

Notre client est une entreprise de renom de la Vallée de Joux.

Description du poste

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Assurer le suivi administratif lié à différents types de contrats, notamment la gestion des demandes de facturation, des bons de commande (PO) et des processus administratifs associés.
• Utiliser et naviguer efficacement entre différents systèmes et outils internes, avec une bonne compréhension des compétences techniques et des besoins des interlocuteurs.
• Coordonner l'organisation des déplacements professionnels, incluant les réservations de vols, trains, hôtels, ainsi que le soutien aux démarches de visa.
• Assurer le suivi et la gestion des notes de frais.
• Coordonner les demandes de restauration et d'accueil, notamment lors des déplacements ou visites sur site.
• Participer à l'organisation d'événements, réunions et visites professionnelles.
• Gérer l'envoi, la réception et la distribution du courrier et des colis aux équipes concernées.
• Garantir un support administratif et logistique transversal afin d'assurer le bon fonctionnement des activités et la fluidité des opérations quotidiennes.

Profil recherché

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif, vous avez le profil suivant :

• Expériences préalables en tant qu'Assistant Administratif et/ou Assistanat de Direction junior dans des environnements exigeants.
• Niveaux courants en français et en anglais.
• Excellentes capacités d'organisation et de coordination.
• Aisance dans l'utilisation de multiples systèmes et outils informatiques.
• Sens du service, rigueur et autonomie.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
• Disponible immédiatement pour commencer en novembre.

Informations complémentaires

Notre client vous offre :

• Une excellente opportunité de rejoindre une entreprise de renom ;
• Une fonction au sein du bureau Exécutif et au coeur des activités de l'entreprise ;
• Des taches variées et polyvalentes et une équipe chaleureuse.