Assistant(e) Administratif(ve) au Bureau Exécutif 100% (h/fd)

Michael Page (Switzerland); Switzerland; Remote; CHF 68,000 - 90,000; Full time

Job summary

Michael Page (Switzerland) recherche un/une Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif pour assurer le suivi administratif des contrats, des bons de commande et des factures, et pour soutenir les activités du bureau exécutif.

Vous travaillerez avec plusieurs systèmes et outils internes, coordonnerez les déplacements professionnels (vols, trains, hôtels, visas) et gérerez les notes de frais, les nécessités d'accueil et de restauration.

Qualifications

• Expérience préalable en tant qu'Assistant Administratif ou Assistanat de Direction dans des environnements exigeants.
• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Excellentes capacités d'organisation et de coordination.
• Aisance dans l'utilisation de multiples systèmes et outils informatiques.
• Sens du service, rigueur et autonomie.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Disponible immédiatement pour commencer en novembre.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif lié à différents types de contrats, notamment la gestion des demandes de facturation et des bons de commande (PO).
• Utiliser et naviguer entre différents systèmes et outils internes.
• Coordonner l'organisation des déplacements professionnels (vols, trains, hôtels, visas).
• Gérer les notes de frais.
• Coordonner les demandes de restauration et d'accueil lors des déplacements ou visites sur site.
• Participer à l'organisation d'événements, réunions et visites professionnelles.
• Gérer l'envoi, la réception et la distribution du courrier et des colis.
• Fournir un support administratif et logistique transversal.

Skills

Organisation

Gestion multi-tâches

Bilingue FR/EN

Tools

Systèmes internes

Job description

• Assistanat administratif et d'équipe
• Poste temporaire à 100%

About Our Client

Notre client est une entreprise de renom de la Vallée de Joux.

Job Description

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Assurer le suivi administratif lié à différents types de contrats, notamment la gestion des demandes de facturation, des bons de commande (PO) et des processus administratifs associés.
• Utiliser et naviguer efficacement entre différents systèmes et outils internes, avec une bonne compréhension des compétences techniques et des besoins des interlocuteurs.
• Coordonner l'organisation des déplacements professionnels, incluant les réservations de vols, trains, hôtels, ainsi que le soutien aux démarches de visa.
• Assurer le suivi et la gestion des notes de frais.
• Coordonner les demandes de restauration et d'accueil, notamment lors des déplacements ou visites sur site.
• Participer à l'organisation d'événements, réunions et visites professionnelles.
• Gérer l'envoi, la réception et la distribution du courrier et des colis aux équipes concernées.
• Garantir un support administratif et logistique transversal afin d'assurer le bon fonctionnement des activités et la fluidité des opérations quotidiennes.

The Successful Applicant

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif, vous avez le profil suivant :

• Expériences préalables en tant qu'Assistant Administratif et/ou Assistanat de Direction junior dans des environnements exigeants.
• Niveaux courants en français et en anglais.
• Excellentes capacités d'organisation et de coordination.
• Aisance dans l'utilisation de multiples systèmes et outils informatiques.
• Sens du service, rigueur et autonomie.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
• Disponible immédiatement pour commencer en novembre.

What's on Offer

Notre client vous offre :

• Une excellente opportunité de rejoindre une entreprise de renom ;
• Une fonction au sein du bureau Exécutif et au coeur des activités de l'entreprise ;
• Des taches variées et polyvalentes et une équipe chaleureuse.