Assistant.e administratif.ve

EPFL; Lausanne; On-site; CHF 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Formation continue

Ambiance multiculturelle

Conditions de travail attractives

Job summary

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, recherche un.e Assistant.e administratif.ve à 40% pour renforcer l’équipe du Centre Propédeutique (CePro). Vous assurez le suivi administratif du processus des examens, le stockage et l’impression des examens, ainsi que le support technique et la mise à jour des contenus.

Le candidat doit être bilingue (français-anglais), polyvalent et capable de travailler de manière autonome dans un environnement multiculturel.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral.
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques.
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel.

Responsibilities

• Gestion des examens et suivi administratif et opérationnel du processus d’organisation des examens.
• Support administratif et technique de premier niveau pour les demandes des utilisateurs, par téléphone et e-mail.
• Contribue à la maintenance et à la mise à jour du site web et des contenus.

Skills

Anglais courant

Français courant

Bureautique maîtrisée

Tools

MS Office/Google Workspace

Job description

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

Assistant.e administratif.ve (40%)

Mission

Le Centre Propédeutique (CePro) a pour mission de faciliter l'organisation et le déroulement des grands cours dispensés en première année.
Les objectifs du CePro sont notamment la coordination et la gestion des assistants d'enseignement, la participation à l'enseignement, la coordination de l'organisation technique et logistique des examens, le partage des ressources pédagogiques existantes et le développement de nouvelles ressources.
Le CePro cherche un.e assistant.e administratif.ve pour renforcer son équipe au niveau de l'organisation des examens.

Principales tâches et responsabilités

1. Gestion des examens

En collaboration avec l'équipe IT du CePro et sous la responsabilité des chef.fes d'équipe, la personne assure le suivi administratif et opérationnel du processus d'organisation des examens en :

• Assurant le suivi du processus d'inscription aux examens, notamment la communication avec les enseignant-es, l'envoi des rappels et le contrôle des inscriptions dans les délais impartis.
• Coordonnant la gestion des examens imprimés, incluant l'organisation de l'espace de stockage à la reprographie, l'archivage, le suivi des cartons, la transmission des informations nécessaires, ainsi que le contrôle des inscriptions et des documents.
• Assurant la documentation des procédures et des outils liés aux examens, en collaboration avec l'équipe de développement, notamment pour la documentation API.
• Effectuant la mise à jour des cours dans ANS Students, en fonction des listes d'étudiant-es transmises et selon les procédures établies.
• Assurant le traitement et le suivi des scans des examens, conformément aux procédures en vigueur.
• Coordonnant le processus d'impression des examens via CREP, notamment en contrôlant les documents transmis, en veillant au respect des délais et en assurant la coordination avec la Reprographie, les enseignant.es/ assistant.es ainsi qu'avec l'équipe IT du CePro.
• Préparant les plans de salles pour les examens ordinaires et différés, sur la base des informations et contraintes communiquées.
• Organisant les aspects administratifs et logistiques des examens différés, notamment la préparation des documents et le suivi de leur impression.

1. Support administratif et technique aux utilisateur-trices et gestion des demandes
   Dans le cadre d'un processus défini par le CePro, la personne :

• Assure un support administratif et technique de premier niveau pour les demandes courantes, notamment par téléphone et par e-mail.
• Identifie, traite et suit les demandes relevant de son périmètre jusqu'à leur résolution, ou leur transmission au niveau de support approprié.
• Contribue à la maintenance et à la mise à jour du site web, en assurant le suivi et l'actualisation des contenus selon les besoins

Profil

• Maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel
• Dynamisme et proactivité, grand sens des responsabilités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité de travailler de façon autonome

Nous offrons

• Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale
• Des conditions de travail attractives
• Des possibilités de formation continue

Informations

Date d'entrée en fonction : dès que possible

Taux d'occupation : 40,00

Type de contrat : CDD

Durée : 1 an

Référence : 2487