Assistant.e administratif.ve SGM

École polytechnique fédérale de Lausanne, EPFL; Vaud; On-site; CHF 65,000 - 95,000; Full time

Job summary

EPFL recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour la section SGM afin d’assurer l’accueil, l’orientation et la gestion des dossiers étudiants en génie mécanique. Vous travaillerez en collaboration avec le Directeur et l’adjoint de section pour soutenir les services internes.

Vous coordonnerez les activités avec le service académique, gérerez les budgets et accompagnerez les événements et groupes de travail, incluant les invitations, inscriptions et procès-verbaux, dans un cadre

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais exigée.
• Maîtrise d’Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
• Expérience en organisation du budget et de la comptabilité.
• Capacité à interagir avec tous les niveaux et à évoluer dans un environnement multiculturel.
• Autonomie, sens de l’organisation, initiative, rigueur et attention au détail.

Responsibilities

• Accueil et orientation vers les services internes.
• Gestion administrative des dossiers des étudiants du génie mécanique.
• Coordination avec le service académique et les enseignants.
• Gestion administrative des assistants-étudiants.
• Gestion comptable des budgets de la section.
• Organisation et coordination des événements et groupes de travail, gestion des inscriptions et de la restauration, rédaction de procès-verbaux.

Skills

Français courant

Anglais courant

Organisation et planification

Maîtrise Office

Education

CFC d'employé-e de commerce ou équivalent

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 18'500 personnes, dont près de 14'000 étudiant·e·s et 4'000 chercheur·euse·s issu·e·s de plus de 120 nationalités différentes.

Réaliser des tâches spécifiques relatives à l'administration de la section SGM en collaboration avec le directeur et l’adjoint de section.

Principales tâches et responsabilités

• Guichet d’accueil/information et orientation vers les services internes.
• Gestion administrative des dossiers des étudiants de génie mécanique.
• Coordination avec le service académique et les enseignants.
• Gestion administrative des assistants-étudiants.
• Gestion comptable des budgets de la section

Evènements et groupes de travail :Organisation et coordination des événements de la section: invitations, gestion des inscriptions, organisation de la restauration et rédaction de procès-verbaux, etc.

• Une excellente maîtrise du français et de l'anglais est obligatoire (tant à l'écrit qu'à l'oral).
• Compétences informatiques avec une très bonne maîtrise d'Excel, de Word, de PowerPoint, d'Outlook, etc.
• Expérience dans l'organisation du budget et de la comptabilité.
• Capacité à interagir avec tous les niveaux de professeur, chargés de cours, personnel administratif et étudiants dans un environnement multiculturel/international.
• Autonomie, sens de l'organisation et de l'initiative, rigueur et souci du détail.
• Formation commerciale (CFC d'employé-e de commerce ou équivalent).

À l'EPFL, nous avons la conviction que chacun et chacune peut accomplir de grandes choses lorsqu'il ou elle évolue dans un environnement bienveillant, respectueux et propice à la réussite. En rejoignant notre institution, vous contribuerez à façonner l'avenir de la société grâce à l'éducation, la recherche et l'innovation.

Nous offrons un environnement de travail inspirant, international et collaboratif, où votre contribution a un impact concret et où vos idées sont valorisées. Grâce à un cadre de travail flexible et à des conditions d’emploi attractives, nous nous engageons à créer un environnement dans lequel chacun et chacune peut s’épanouir, développer son potentiel et faire la différence.

Au-delà de votre activité professionnelle, nos campus accueillent une communauté dynamique dans un cadre unique, porté par de nombreuses initiatives en faveur de l’égalité, de l’inclusion, du bien-être et de la durabilité. Tout au long de l’année, un programme varié d’activités culturelles, sportives et communautaires vient également renforcer la vie du campus.