Assistant·e administratif·ve - Gestion financière (40 %)

Myjob; Lausanne; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

EPFL est à la recherche d’unassistant administratif et financier pour soutenir l’équipe Infrastructure SV-IN. Le candidat gèrera le budget, préparera des rapports et traitera les factures dans un cadre bilingue FR/EN, en lien avec les utilisateurs et partenaires.

Vous évoluerez au sein d’une équipe dynamique et multidisciplinaire, avec des responsabilités liées à la gestion financière, au reporting et à la gestion des dépenses, tout en assurant l’organisation et le suivi administratif nécessaire.

Qualifications

• CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente, complété par plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire.
• Solide expérience en gestion financière et budgétaire.
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais.
• Excellent sens de l’organisation, rigueur et attention aux détails.
• Autonomie, fiabilité et aisance dans la collaboration avec différents interlocuteurs.
• Une expérience dans un environnement académique ou une connaissance de l’EPFL constitue un atout.

Responsibilities

• Élaboration et suivi du budget de l’unité : préparation budgétaire, suivi des dépenses, prévisions d’atterrissage et travaux de clôture annuelle.
• Élaboration et suivi des reportings financiers et des indicateurs clés (KPIs).
• Suivi des comptes : contrôle et traitement des factures fournisseurs et suivi de la planification des fonds des services.
• Gestion de la carte de crédit et attribution mensuelle des dépenses.
• Soutien administratif à l’équipe et communication avec les utilisateurs, en français et en anglais.
• Saisie et suivi de commandes scientifiques.

Job description

EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 18'500 personnes, dont près de 14'000 étudiant·e·s et 4'000 chercheur·euse·s issu·e·s de plus de 120 nationalités différentes

Mission

• En tant qu’Assistant·e administratif·ve, vous apportez un soutien administratif et financier à l’équipe Infrastructure SV-IN. Vous contribuez à la gestion administrative et financière de l’unité, notamment à l’élaboration et au suivi du budget, à la préparation de rapports financiers, au suivi des comptes ainsi qu’à la gestion de la carte de crédit
• Vous rejoindrez l’équipe Infrastructure SV-IN, composée d’une trentaine de collaboratrices et collaborateurs, dans un environnement dynamique et multidisciplinaire
• Principales tâches et responsabilités
• laboration et suivi du budget de l’unité : préparation budgétaire, suivi des dépenses, prévisions d’atterrissage et travaux de clôture annuelle
• laboration et suivi des reportings financiers et des indicateurs clés (KPIs)
• Suivi des comptes : contrôle et traitement des factures fournisseurs et suivi de la planification des fonds des services
• Gestion de la carte de crédit et attribution mensuelle des dépenses
• Soutien administratif à l’équipe et communication avec les utilisateurs, en français et en anglais
• Saisie et suivi de commandes scientifiques

Profil

• CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente, complété par plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire
• Solide expérience en gestion financière et budgétaire
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais
• Excellent sens de l’organisation, rigueur et attention aux détails
• Autonomie, fiabilité et aisance dans la collaboration avec différents interlocuteurs
• Une expérience dans un environnement académique ou une connaissance de l’EPFL constitue un atout

Nous offrons

• l'EPFL, nous avons la conviction que chacun et chacune peut accomplir de grandes choses lorsqu'il ou elle évolue dans un environnement bienveillant, respectueux et propice à la réussite. En rejoignant notre institution, vous contribuerez à façonner l'avenir de la société grâce à l'éducation, la recherche et l'innovation
• Nous offrons un environnement de travail inspirant, international et collaboratif, où votre contribution a un impact concret et où vos idées sont valorisées. Grâce à un cadre de travail flexible et à des conditions d’emploi attractives, nous nous engageons à créer un environnement dans lequel chacun et chacune peut s’épanouir, développer son potentiel et faire la différence
• Au-delà de votre activité professionnelle, nos campus accueillent une communauté dynamique dans un cadre unique, porté par de nombreuses initiatives en faveur de l’égalité, de l’inclusion, de la diversité, du bien-être et de la durabilité. Tout au long de l’année, un programme varié d’activités culturelles, sportives et communautaires vient également renforcer la vie du campus
• Découvrez nos conditions d’emploi et les avantages offerts à nos collaboratrices et collaborateurs

CDD – Contrat à durée déterminée, renouvelable