ASAP - Office Assistant 100%

Michael Page International (Schweiz) AG; Zürich; On-site; CHF 55,000 - 73,000; Full time

Job summary

International (Schweiz) AG sucht eine/n Office Assistant (m/w/d) 100% zur Unterstützung des Office-Managements in Zürich. Zu Ihren Aufgaben gehören Koordination von Sitzungen, Reisen und internen Veranstaltungen sowie administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und Fachabteilungen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über mehrere Jahre Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit starker Organisations- und Kommunikationsfähigkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Verantwortung für das Office Management und effiziente Betriebsabläufe.
• Organisation von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und Abteilungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Ansprechpartner für externe Partner.
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen.
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern und externen Partnern.
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Unterstützung bei internen Projekten und Prozessoptimierung.
• Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.
• Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfeldes.

Skills

Organisationsfähigkeit

Koordinationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Hands-on-Mentalität

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office 365

Job description

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ASAP - Office Assistant (m/w/d) 100%

Als Office Assistant sind Sie für die professionelle Organisation und Koordination sämtlicher Office-Management-Aktivitäten verantwortlich.

Stellenbeschreibung

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

Das Angebot

• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben
• Professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verbesserungen einzubringen

• International (Schweiz) AG
  Sihlstrasse 37
  8001 Zürich

• Work location 8001 Zürich (ZH)
• Workload 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Temporary
• By online Online form