Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

Condecta AG; Wikon; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Geburtstagsfrei

Firmenveranstaltungen

Mitarbeiterrabatt

Job summary

Condecta AG sucht am Standort Wikon eine engagierte Office Managerin/Office Manager und Team Assistant. Sie führen das Büro professionell, unterstützen das Team zuverlässig und gestalten den Standort aktiv mit.

Sie organisieren Besprechungen, Post und Anfragen, bereiten Unterlagen vor, steuern externe Partner und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Reise- und Spesenmanagement sowie die Pflege von Kundendaten runden das Profil ab.

Qualifications

• EFZ kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in einer ähnlichen Funktion und Freude an einer Drehscheibenrolle.
• Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Kundschaft, Lieferanten und Team.
• Stilsichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.
• Organisationstalent, strukturierte, präzise sowie selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Verantwortest Erscheinungsbild, Organisation und Service im Office.
• Sorge dafür, dass Gäste vom Empfang bis Verabschiedung bestens betreut werden.
• Koordiniere Besprechungsräume, Post, Lieferungen und zentrale Anfragen.
• Bereite Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz professionell auf.
• Koordiniere Projekte, Pendenzen und Termine und sorge für Informationsfluss zur Geschäftsleitung.
• Bearbeite Anfragen und fungiere als Schnittstelle zu internen/externen Ansprechpersonen.
• Steuere externe Partner und sorge für Funktionsfähigkeit der Infrastruktur.
• Übernehme Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung, Projektanlage in Opacc.
• Pflege Kunden- und Projektdaten und halte Informationen aktuell.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kundenkontakt

Organisationstalent

Eigeninitiative

Teamkoordination

Vertraulichkeit

Education

EFZ kaufmännische Grundausbildung

Tools

Salesforce

Opacc

Microsoft 365

Job description

Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

Wir, die Condecta AG mit Hauptsitz in Winterthur gehören in der Schweiz seit 65 Jahren zu den grössten Anbietern von Raumsystemen, Baumaschinen, Baugeräten und Gewässer-Schutz-Anlagen. Unseren Kunden stellen wir technisch ausgereifte Maschinen und Anlagen in moderner und bewährter Bauweise zur Verfügung – dies ist Condecta-Qualität für höchste Ansprüche. Für unseren Standort in Wikon suchen wir eine dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die unser Office professionell führt, das Team zuverlässig unterstützt und den Standort aktiv mitgestaltet.

Du organisierst mit Überblick, packst gerne selbst mit an und schaffst ein Umfeld, in dem sich Gäste und Mitarbeitende wohlfühlen? Dann bist du bei uns richtig.

Deine Mission:

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen und zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du erstellst und bereitest Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz professionell auf.
• Du koordinierst Projekte, Pendenzen und Termine und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss innerhalb der Geschäftsleitung und zu relevanten Bereichen sicher.
• Du bearbeitest Anfragen und bist eine kompetente Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen.
• Du steuerst externe Partner und stellst die Funktionsfähigkeit Ihrer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst das Reise- und Spesenmanagement, die Rechnungsstellung, die Projektanlage in Opacc sowie weitere administrative Aufgaben für das Team.
• Du pflegst Kunden- und Projektdaten und sorgst dafür, dass die Informationen jederzeit aktuell und verlässlich sind.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer ähnlichen Funktion und Freude an einer vielseitigen Drehscheibenrolle
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Kontakt mit Kundschaft, Lieferanten und dem Team
• Stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; Erfahrung mit CRM- oder Datenbanksystemen, Salesforce oder Opacc ist von Vorteil
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte, präzise sowie selbstständige Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, Durchsetzungsvermögen und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen

Das bieten wir:

• Eine abwechslungsreiche Position, die weit über klassische Administration hinausgeht.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen ein effizientes und unkompliziertes Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten um Deine Work-Life-Balance zu fördern
• Geburtstagsfrei - weil es Dein Tag ist
• Spannende Events, Firmenveranstaltungen und attraktive Mitarbeiterrabatt

Bereit, unseren Standort in Wikon mitzugestalten und mit deiner Arbeit einen spürbaren Beitrag zu einem professionellen und gut organisierten Standort zu leisten? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.