Secrétaire et assistante administrative - Sainte Anne De Bellevue

Randstad Canada; Sainte-Anne-de-Bellevue; On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux : Soins dentaires, s

REER - payé par l'employeur

2 semaines de vacances

Salaire compétitif

Job summary

Randstad Canada recherche un(e) secrétaire permanent(e) pour soutenir les responsables et le département administratif. Le poste demande autonomie, polyvalence et sens du service à la clientèle. Le candidat idéal maîtrise le français et l’anglais, et peut gérer des tâches variées du secrétariat quotidien.

Le poste est permanent et régulier du lundi au vendredi, avec des avantages sociaux et 2 semaines de vacances. Salaire compétitif en fonction de l'expérience et des compétences.

Qualifications

• Expérience en soutien administratif ou secrétariat exigée.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles.
• Maîtrise du pack Word/Excel et outils ERP.

Responsibilities

• Préparer et mettre à jour rapports du département.
• Saisir des données dans systèmes internes.
• Gérer les notes de frais et budget.
• Réaliser les commandes et approvisionnements.
• Préparer les visites et intégrer les nouveaux employés.
• Assurer l’accueil et rediriger les appels et courriels.

Skills

Soutien administratif

Autonomie

Esprit d'équipe

Gestion du temps

Education

Bureautique universitaire

Tools

Word

Excel

PowerPoint

ERP

Visio

Acrobat

Job description

Nous recherchons un(e) candidat(e) énergique et enthousiaste pour occuper le poste de secrétaire sur une base permanente. Ce poste offre une excellente opportunité à une personne de se développer et d'apporter une valeur ajoutée à une entreprise qui la soutient. Si vous avez une passion pour l'administration, ce poste est fait pour vous.

Avantages

• Du lundi au vendredi
• DE 8H À 16H30
• Poste permanent
• Avantages sociaux : Soins dentaires, soins médicaux, vision
• REER - payé par l'employeur
• 2 semaines de vacances
• salaire compétitif

Responsabilités

La secrétaire fournira des services de secrétariat et un soutien administratif aux responsables, aux membres du département et aux personnes situées à proximité. Connaissance du bureau de travail quotidien et compréhension de l'organisation, de ses programmes et de ses procédures. Travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et des instructions détaillées.

Tâches

• Préparer, réviser et mettre à jour les différents rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) relatifs au département.
• Effectuer la saisie des données dans divers systèmes internes.
• Effectuer des demandes d'achat, préparer des propositions, des ordres d'expédition.
• Traiter les demandes de voyage et obtenir les approbations nécessaires.
• Assurer le suivi du budget.
• Lire et réviser la correspondance. Préparer, lire, mettre en page et traduire divers documents relatifs au département ou aux programmes.
• Participer, le cas échéant, aux réunions d'équipe et assurer le suivi nécessaire. Enregistrer et préparer les procès-verbaux des réunions.
• Préparer les présentations pour les réunions, les rapports et autres documents connexes à partir des instructions envoyées par son supérieur.
• Coordonner la distribution interne des informations reçues par courrier électronique ou postal.
• Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courrier électronique. Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées.
• Planifier et confirmer les rendez-vous, les entretiens, les réunions et les téléconférences et réserver les salles.
• Obtenir l'approbation des factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses. Effectuer le suivi du budget.
• Effectuer les notes de frais et distribuer les chèques.
• Préparer les visites des visiteurs et la documentation requise, si nécessaire. Accueillir les visiteurs et les conduire à la personne concernée.
• Commander les fournitures de bureau et tenir l'inventaire en fonction du budget alloué. Coordonner l'achat, le cas échéant, de matériel pour les nouveaux employés.
• Planifier, gérer et mettre à jour le classement de la documentation électronique et papier. Mettre à jour les dossiers en fonction des besoins du service, y compris les dossiers d'archives.
• Préparer et envoyer les commandes de services de restauration.
• Remplacer à la réception principale.
• Préparer, soutenir et effectuer, le cas échéant, l'intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s'y limiter, les formulaires de demande informatique, la livraison du matériel et la mise en service : Formulaires de demande informatique, livraison de matériel et sessions d'intégration.
• Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des contractants et des consultants, y compris, mais sans s'y limiter, la vérification des heures et le processus d'approbation.
• Effectuer d'autres tâches connexes spécifiques à chaque fonction et selon le département assigné.

Qualifications

• Deux (2) ans ou plus d'expérience pertinente en soutien administratif ou en secrétariat.
• Formation universitaire en bureautique ou équivalent.
• Personne orientée vers le service à la clientèle.
• Esprit d'équipe.
• Personne proactive, dynamique, débrouillarde et autonome.
• Capable de gérer son temps et ses échéances.
• Capable de travailler sans supervision directe.
• Connaissance supérieure et avancée des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
• Connaissance pratique des techniques de bureautique.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de traiter avec tous les niveaux de l'organisation et avec des clients externes.
• Posséder un bon jugement
• Faire preuve de souplesse et d'ouverture au changement.
• Bilingue du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Communiquer en Anglais avec des [clients/partenaires/employés] [anglophones] situés hors du Québec sur une base [quotidienne/régulière]

Sommaire

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