Réceptionniste - Terrebonne (TEMPORAIRE)

Keolis Group; Terrebonne; Híbrido; CAD 25.000 - 30.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Keolis Group au Terrebonne, QC recherche un(e) réceptionniste temporaire. Vous accueillez les visiteurs, gérez les documents et assurez le soutien administratif quotidien, y compris l’archivage et le suivi des commandes et des factures.

Travail en présentiel 4 jours et télétravail le vendredi. Vous devez posséder un DEC/AEC/DEP pertinent et au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif, avec une excellente maîtrise d’Excel et une bonne connaissance de l’anglais.

Formación

• DÉTENTEUR d’un DEC/AEC/DEP pertinent et expérience similaire souhaitée.
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.
• Excellente maîtrise d’Excel et capacité à apprendre des logiciels de gestion.
• Autonomie, organisation et sens de l’initiative dans un environnement exigeant.
• Présentation et accueil soignés, respect des procédures et confidentialité.

Responsabilidades

• Accueillir les visiteurs et gérer les documents déposés à la réception.
• Répondre aux appels et soutenir les activités administratives quotidiennes.
• Soutenir la gestion achats: réquisitions, bons de commandes, factures.
• Gérer courrier, archivage et confidentialité des dossiers.
• Supporter les projets administratifs et la logistique interne.

Conocimientos

Français courant

Anglais intermédiaire

Organisation

Autonomie

Accueil et service client

Educación

DEC en technique administrative

AEC/DEP en secrétariat

Herramientas

Excel

Dynamics AX

Concur/AMEX

Descripción del empleo

Réceptionniste - Terrebonne (TEMPORAIRE)

2450, boul. des Entreprises
Terrebonne, QC J6X4J8, CAN

L’adjoint(e), Soutien administratif fournit des services administratifs qui peuvent inclure la mise à jour, l’archivage et la protection des dossiers, la préparation de documents ainsi que les services de réception.

• Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents / colis déposés à la réception ;
• Répondre aux appels acheminés par le numéro général de Keolis;
• Offrir un soutien administratif au comité de direction, aux directeurs et à leurs activités ;
• Supporter la gestion administrative des achats: réquisitions, bons de commandes, réception, enregistrement de factures (saisie dans le système comptable) ;
• Gérer la réception, la distribution ainsi que l’envoi du courrier ;
• Archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité;
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau ;
• Préparer des documents tels que des procès-verbaux, présentation PowerPoint, communiqués, etc. ;
• Supporter la gestion administrative de l’outil Concur/AMEX et des cartes d’affaires ;
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques de divers projets ;
• Maintenir le registre d’accès employés des sites via le système Kanteck ;
• Maintenir à jour le bottin téléphonique employés / fournisseurs (attribution de poste, composition abrégée et no de cellulaires) ;
• Suivi et mise à jour du registre des permis d’exploitation (renouvellement, etc.) ;
• Toutes autres tâches connexes.

Le ou la titulaire du poste doit:

• Détenir un DEC en technique administrative ou AEC, DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable;
• Posséder au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif idéalement dans le secteur de l’immobilier ou financier;
• Posséder une grande autonomie, être méthodique, organisé, polyvalent, responsable, intègre et posséder un solide sens de l’initiative et de l’apprentissage;
• Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées;
• Maîtriser parfaitement le français et avoir une solide connaissance de l’anglais;
• Très bonne maitrise du logiciel EXCEL, se révéler à l’aise dans l’apprentissage et l’usage de logiciels/systèmes informatiques et concepts de planification, d’organisation du travail et de gestion et suivi administratif;
• La connaissance de Dynamics AX est un atout;
• Maintenir une saine relation et collaboration avec tous les intervenants;
• Travail en présentiel 4 jours du lundi au jeudi et vendredi en télétravail.