Pay Administrator

City of Iqaluit; Iqaluit; On-site; CAD 100,000 - 125,000; Full time

Job summary

A municipal government in Iqaluit seeks an experienced Pay Administrator to manage payroll systems for unionized and non-unionized staff. The role covers various responsibilities including payroll preparation, compliance, and policy interpretation. Candidates should have at least three years of accounting and Canadian payroll experience, along with proficiency in Excel. The position offers a full-time permanent status with a competitive salary and benefits package. A background check is required.

Qualifications

• Minimum 3 years’ experience in accounting and Canadian payroll.
• Proficiency in Excel and word processing with the ability to maintain accurate records.

Responsibilities

• Administer payroll for municipal staff and ensure compliance with policies.
• Prepare and reconcile payroll and benefits journal entries.
• Manage employee leave benefits and ensure accurate payroll processing.

Skills

Accounting

Canadian payroll

Excel

Record keeping

Union policies interpretation

Education

College diploma or bachelor's degree in business administration or accounting

Tools

Dayforce/Ceridian

Microsoft GP Dynamics

Job description

Pay Administrator

Department: Corporate Services

Status: Full-time permanent

Salary: $42.40 per hour, 35 hour/week

Allowance: $20,907.43 per annum

Union Status: Unionized

Closing Date: OPEN UNTIL FILLED

The Pay Administrator reports to the Controller. In this role they are responsible for all aspects of a non-unionized and unionized automated payroll system administration and reconciliation.

Key Duties & Responsibilities

• Administe and maintain all aspects of pay for Municipal staff (Update employee payroll profiles, explain/interpret Municipal policies, bylaws and collective agreements to management and employees on payroll related issues);
• Ensure biweekly time sheets are summarized, submitted, authorized, as required for payroll processing;
• Ensure that payroll cheques and/or other payments are issued to employees;
• Provide periodical detailed reports to management on overtime and other areas of labour expenditure, payroll budget reports;
• Prepare biweekly and monthly payroll and benefit journal entries and payroll accruals;
• Reconcile on a monthly basis external payroll and benefits with general ledger accounts;
• Ensure that all source deductions, third party obligations for benefits, CEBA, RRSP and union dues are deducted, and continuity and reconciliation schedules are maintained;
• Ensure that all casual staff have an authorized sign-up form;
• Prepare biweekly/monthly cheque requisitions (Garnishes, rent, RRSP, CEBA, union dues, payroll tax remittances and any and all other miscellaneous deductions);
• Prepare invoices on a monthly/quarterly basis and the necessary payroll back-up for funding programs;
• Administe employee leave benefits (sick leave, special leave, vacation leave, lieu time and other kinds of leave);
• Assist in the development of and maintaining payroll policies and procedures;
• Process the required forms for terminated employees, including completion of employment records and any other required documentation;
• Process salary adjustments;
• Prepares statistical reports/listings;
• Provide research and costing for negotiations;
• Assist with wage and salary administration for existing or future positions;
• Prepare and issues T4's, T4A’s, T4 and T4A Summaries, and assists with any other statutory or non-statutory filings with respect to payroll or benefits;
• Prepare year-end working papers related to payroll, and assists with WSCC with applicable continuity and reconciliations to the general ledger;
• Assists the Controller in special assignments;
• Other related duties as may be assigned.

Required Education and Experience

Minimum Level of Education/Training

• College diploma or bachelor’s degree in business administration, accounting or other related area, with National Payroll Institute membership and/or credentials.

Minimum Level of Experience

• Minimum 3 years’ in accounting and Canadian payroll.
• Minimum 3 years’ in Excel and word processing with the ability to maintain neat, understandable, and accurate records.

Assets

• Courses in payroll and benefits administration
• Experience with Dayforce/Ceridian, Microsoft GP dynamics.

Additional Requirements

Security

• Clear Criminal and Vulnerable Sectors Record Check;

Indigenous Language

• Ability to communicate in Inuktitut is an asset.

Note: Equivalencies that include a combination of education and experience may be considered at time of selecting candidates when the requisite skill attainment can be demonstrated.

All relevant certifications are required at time of application. The successful candidate would be required to submit a Criminal Record Check.

La Ville d’Iqaluit est à la recherche d’administrateur de la paie d’expérience pour se joindre à son équipe.

Titre: Administrateur de la paie

Service: Services généraux

Statut: Temps plein, permanent

Salaire: 42,40$ par heure, 35heures/semaine

Allocation: 20907,43$ par année

Statut syndical: Syndiqué

Date de clôture: JUSQU’À CE QUE LE POSTE SOIT POURVU

Cette offre d’emploi est ouverte à tous.

Le administrateur de la paie relève de la personne au poste de la paie. Dans le cadre de ces fonctions, la personne est responsable de tous les aspects d’administration et de rapprochement du système automatisé de paie des non-syndiqués et des syndiqués.

Principales fonctions et responsabilités

• Administrer et tenir à jour tous les aspects de la rémunération du personnel municipal (mettre à jour les profils de paie des employés, expliquer et interpréter les politiques municipales, les règlements administratifs et les conventions collectives à la direction et aux employés sur les questions liées à la paie);
• S’assurer que les feuilles de temps bihebdomadaires sont synthétisées, soumises et autorisées, selon les exigences du traitement de la paie;
• Veiller à ce que les chèques de paie et/ou autres paiements soient émis aux employés;
• Fournir des rapports périodiques détaillés à la direction sur les heures supplémentaires et d’autres secteurs de dépenses de main-d’œuvre, ainsi que des rapports sur le budget de la paie;
• Préparer les écritures au journal de paie et des avantages sociaux toutes les deux semaines et tous les mois, ainsi que les charges salariales accumulées;
• Effectuer le rapprochement mensuel de la paie externe et des avantages sociaux avec les comptes du grand livre;
• S’assurer que toutes les retenues à la source, les obligations de tiers pour les avantages sociaux, le compte d’urgence pour les entreprises canadiennes (CUEC), les REER et les cotisations syndicales sont déduits, et que les calendriers de continuité et de rapprochement sont tenus à jour;
• S’assurer que tout le personnel occasionnel dispose d’un formulaire d’inscription autorisé;
• Préparer les demandes de chèques toutes les deux semaines ou tous les mois (saisie-arrêt, loyer, REER, CUEC, cotisations syndicales, remises d’impôt sur la paie et toutes les autres retenues diverses);
• Préparer les factures sur une base mensuelle/trimestrielle ainsi que les feuilles de paie nécessaires pour les programmes de financement;
• Gérer les avantages liés aux congés des employés (congé de maladie, congé spécial, congé annuel, congé compensatoire et autres types de congé);
• Aider à l’élaboration et au maintien des politiques et des procédures de paie;
• Traiter les formulaires requis pour les employés licenciés, y compris remplir les relevés d’emploi et tout autre document requis;
• Traiter les ajustements salariaux;
• Préparer des rapports/listes de statistiques;
• Fournir des études et établir les coûts pour les négociations;
• Aider à l’administration des salaires et des salaires pour les postes existants ou futurs;
• Préparer et émettre les T4, T4A, T4 et T4A sommaires, et aider à remplir toute autre déclaration statutaire ou non statutaire concernant la paie ou les avantages sociaux;
• Préparer les documents de travail de fin d’année liés à la paie et aider la CSTIT à assurer la continuité et les rapprochements applicables au grand livre général;
• Assister le contrôleur dans ses affectations spéciales;
• Autres tâches connexes qui peuvent être assignées.

Formation et expérience requises

Niveau minimum d’études/de formation

• Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat en administration des affaires, en comptabilité ou dans un autre domaine connexe, avec adhésion à l’Institut national de la paie et/ou titres de compétences.

Niveau minimum d’expérience

• Au moins 3 ans d’expérience en comptabilité et en gestion de la paie au Canada.
• Au moins 3 ans d’expérience dans Excel et le traitement de texte, avec la capacité de tenir des dossiers nets, compréhensibles et exacts.

Atouts

• Cours en administration de la paie et des avantages sociaux
• Expérience avec Dayforce/Ceridian, Microsoft GP Dynamics.

Exigences supplémentaires

Sécurité

• Vérification des antécédents criminels et des antécédents relatifs aux secteurs vulnérables;

Langue autochtone

• Capacité de communiquer en inuktitut, un atout.

Remarque: Les équivalences qui comprennent une combinaison de formation et d’expérience peuvent être prises en considération au moment de la sélection des personnes candidates lorsque les compétences requises peuvent être démontrées.

Toutes les certifications pertinentes sont requises au moment de déposer votre candidature. La candidature retenue doit accepter de procéder à une vérification de son casier judiciaire.