Gérant(e) des Conférences

YULOM – AC Hôtel Vieux Montréal; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

AC Hotel Old Montreal recherche un Gérant des conférences pour piloter la gestion opérationnelle des groupes, de la signature du contrat jusqu’au départ des clients. Vous assurez la coordination des opérations groupes et le respect des échéanciers en liaison avec les différents départements.

Vous reportez au Directeur des Ventes et Marketing et garantissez la qualité des services, la satisfaction client et le suivi des détails administratifs et financiers des événements.

Qualifications

• Gestion opérationnelle des groupes et coordination inter-départements.
• Gestion des informations contractuelles et vérification des détails.
• Suivi des liens de réservation et des inventaires.

Responsibilities

• Mise en place des dossiers groupes dans les systèmes (PMS, MARSHA, Delphi) et vérification contractuelle.
• Préparation et envoi des proformas; suivi des dépôts et paiements.
• Production des BEO et diffusion des Group Resumes; vérification des infos opérationnelles.
• Animation et communication interne avec réception, entretien et restauration.
• Suivi pré-arrivée et séjour: assignments, VIP, demandes spéciales et coordination journalière.
• Clôture post-séjour, facturation et mise à jour des systèmes.

Skills

Organisation

Multitâche

Communication

Bilingue FR/EN

Tools

Delphi

MARSHA

PMS

Job description

Présentation de l’établissement

Situé au cœur du Vieux-Montréal, l’AC Hotel Old Montreal est un hôtel boutique de 124 chambres, membre de Marriott International. L’établissement offre une expérience moderne et épurée, adaptée à une clientèle affaires et loisirs, et bénéficie d’un emplacement stratégique à proximité du Palais des congrès et du Vieux-Port.

Objectif du poste

Le Gérant des conférences est responsable de la gestion opérationnelle des groupes, de la signature du contrat jusqu’au départ du client. Il assure la coordination complète des opérations groupes, le respect des échéanciers et la communication entre les départements.

Se reporte au Directeur des Ventes et Marketing

Responsabilités principales

Mise en place des dossiers groupes

• Création des groupes dans les systèmes (PMS, MARSHA, Delphi)
• Vérification des informations contractuelles
• Mise en place des liens de réservation et suivi des inventaires

Gestion financière et dépôts

• Préparation et envoi des proformas
• Suivi actif des échéanciers de dépôts
• Relance client afin d’assurer le respect des paiements
• Coordination avec le département finance

Coordination et préparation des événements

• Production des BEO (Banquet Event Orders) dans les délais requis
• Élaboration et diffusion des Group Resumes
• Vérification de l’exactitude des informations opérationnelles
• Suivi des rooming lists et demandes clients

Animation et communication interne

• Organisation et animation des réunions groupes et réunions BEO
• Communication avec les équipes opérationnelles (réception, entretien ménager, restauration)
• Suivi des actions avant arrivée

Suivi pré-arrivée et séjour

• Préparation des arrivées groupes (assignations, VIP, demandes spéciales)
• Coordination quotidienne avec les départements pendant le séjour
• Gestion des demandes de dernière minute

Départ et post-séjour

• Vérification de la facturation finale avec la finance
• Clôture des dossiers groupes
• Attribution des points Bonvoy après le séjour
• Mise à jour des systèmes (Delphi, notes clients)

Et assumer toutes autres responsabilités connexes nécessaires au bon fonctionnement du département et à la réussite des événements groupes

Profil recherché

• Sens de l’organisation et rigueur
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Excellentes compétences en communication
• Bilingue français / anglais
• Connaissance des systèmes Marriott (un atout)