Coordonnateur·trice aux ventes et aux événements

Centrecongreslevis; Lévis; On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime de retraite

Conciliation famille-travail

Stationnement gratuit

Réduits pour voyager Marriott

Job summary

Le Four Points by Sheraton Lévis Centre des congrès recherche un/une Coordonnateur(trice) aux ventes et aux événements pour appuyer le développement des affaires. Le poste implique la préparation de propositions, la gestion des contrats et la coordination d’événements avec les équipes Marriott.

Idéalement 1 à 3 ans d’expérience en coordination ou service à la clientèle dans l’hôtellerie, avec maîtrise du français et de l’anglais et une excellente organisation.

Qualifications

• DEC en gestion hôtelière, tourisme, vente ou administration.
• Idéalement 1 à 3 ans d’expérience en coordination, service à la clientèle ou vente en milieu hôtelier.
• Bilinguisme fluide (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Office et des outils informatiques hôteliers.
• Connaissance du logiciel Salesforce (un atout).

Responsibilities

• Collaborer étroitement avec les déléguées au développement des affaires dans la préparation des propositions, des soumissions et des contrats de vente.
• Effectuer la préparation des contrats et des propositions selon les besoins et demandes des clients transmis par les déléguées au développement des affaires.
• Procéder à l’envoi des propositions et des contrats.
• Effectuer le suivi des propositions et des contrats transmis en confirmant leur réception et, en collaboration avec les délégué·es, en déterminant si des précisions supplémentaires sont requises.
• Effectuer la validation des contrats.
• Assurer la maximisation des espaces de location de salles.
• Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans Salesforce ainsi que dans les logiciels de gestion hôtelière de Marriott.
• Assurer la gestion du marché des tours en totalité, en soutien aux délégué·es.
• Soutenir les délégué(e)s au développement des affaires dans le traitement des demandes entrantes.
• Coordonner certains événements, en assurant la préparation des contrats banquet, l’accompagnement du client dans l’organisation de son événement et la transmission des informations requises aux départements concernés.
• Coordonner la préparation des visites clients dans l’établissement
• Effectuer les suivis avec la clientèle à la suite des événements, afin d’assurer sa fidélisation

Skills

Organisation

Communication

Rigueur administrative

Esprit d’équipe

Education

DEC en gestion hôtelière, tourisme, vente ou administration

Tools

Salesforce

Suite Office

Job description

Coordonnateur·trice aux ventes et aux événements

Le Four Points by Sheraton Lévis Centre des congrès est à la recherche de son·sa futur·e coordonnateur·trice aux ventes et aux événements. Il s’agit d’un tout nouveau poste au sein de notre établissement. L’établissement, qui réunit un hôtel de 150 chambres et un centre des congrès au cœur du centre-ville de Lévis, jouit d’un positionnement stratégique et accueille une clientèle diversifiée à l’année. Affilié à la chaîne Marriott, il bénéficie d’un grand rayonnement.

Sous la responsabilité de la directrice du développement des affaires, le·la coordonnateur·trice aux ventes et aux événements assure un soutien administratif essentiel à l’équipe de développement des affaires. Il·Elle collabore étroitement avec les déléguées au développement des affaires, qui demeurent le point de contact direct avec la clientèle pour les groupes. Pour certains événements, il·elle assure la coordination de l’événement en assurant la préparation des documents et l’accompagnement des clients.

Principales fonctions

Collaborer étroitement avec les déléguées au développement des affaires dans la préparation des propositions, des soumissions et des contrats de vente

Effectuer la préparation des contrats et des propositions selon les besoins et demandes des clients transmis par les déléguées au développement des affaires

Procéder à l’envoi des propositions et des contrats

Effectuer le suivi des propositions et des contrats transmis en confirmant leur réception et, en collaboration avec les délégué·es, en déterminant si des précisions supplémentaires sont requises

Effectuer la validation des contrats

Assurer la maximisation des espaces de location de salles

Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans Salesforce ainsi que dans les logiciels de gestion hôtelière de Marriott

Assurer la gestion du marché des tours en totalité, en soutien aux délégué·es

Soutenir les délégué(e)s au développement des affaires dans le traitement des demandes entrantes

Coordonner certains événements, en assurant la préparation des contrats banquet, l’accompagnement du client dans l’organisation de son événement et la transmission des informations requises aux départements concernés

Coordonner la préparation des visites clients dans l’établissement

Effectuer les suivis avec la clientèle à la suite des événements, afin d’assurer sa fidélisation

Transmettre le dossier à la coordonnatrice aux événements une fois le contrat signé, pour les groupes ne relevant pas de sa propre coordination

Qualifications requises

DEC en gestion hôtelière, tourisme, vente ou administration

Idéalement 1 à 3 ans d’expérience en coordination, service à la clientèle ou vente en milieu hôtelier

Bilinguisme fluide (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit

Maîtrise de la suite Office et des outils informatiques hôteliers

Connaissance du logiciel Salesforce (un atout)

Profil recherché

Grand sens de l’organisation et souci du détail prononcé

Excellente capacité à évoluer dans un environnement dynamique

Esprit d’équipe et habiletés de communication

Rigueur administrative et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Conditions de travail

Salaire : Selon expérience

Horaire de jour, du lundi au vendredi - 37.5 heures par semaine

Taux réduit pour voyager dans les hôtels Marriott à travers le monde

Régime de retraite

Conciliation famille-travail

Stationnement gratuit

Date d'entrée en fonction : Dès que possible

Un poste clé dans l’organisation pour soutenir les équipes et contribuer efficacement à la réussite des événements.