Administrative assistant

Ralph mackay's Auto repair; Riverview; On-site; CAD 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ralph mackay's Auto repair recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le flux d'informations, la gestion des rendez-vous et le soutien bureautique quotidien au sein d'une équipe dynamique.

Vous serez en charge de répondre au téléphone et par courrier électronique, de gérer les documents et d'organiser les procédures internes, tout en garantissant un haut niveau de précision et de service client dans un environnement 30 à 40 heures par semaine.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires requis.
• Expérience souhaitée dans un rôle administratif ou bureautique.
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et sous pression.

Responsibilities

• Coordonner le flux d'informations au sein de l'équipe.
• Ouvrir et distribuer le courrier et le matériel.
• Définir et établir les procédures et routines de bureau.
• Planifier et confirmer les rendez-vous.
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et messages.
• Répondre aux demandes électroniques.
• Commander les fournitures et gérer l'inventaire.
• accueillir les visiteurs et les orienter vers les contacts ou services.
• Mettre en place et maintenir les systèmes d'archivage manuels et informatisés.
• Rédiger et relire la correspondance, formulaires et autres documents.

Skills

Excellent oral communication

Excellent written communication

Multitasking

Attention to detail

Time management

Reliability

Team player

Education

Secondary (high) school graduation certificate

Tools

MS Excel

MS Outlook

MS PowerPoint

MS Windows

MS Word

Electronic mail

Job description

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Anglais
• Heures de travail: 30 to 40 hours per week
• Education:
• Expérience:

Education

• Secondary (high) school graduation certificate

Work setting

• Willing to relocate

Tasks

• Coordinate the flow of information within the team
• Open and distribute mail and other materials
• Determine and establish office procedures and routines
• Schedule and confirm appointments
• Answer telephone and relay telephone calls and messages
• Answer electronic enquiries
• Order office supplies and maintain inventory
• Greet people and direct them to contacts or service areas
• Set up and maintain manual and computerized information filing systems
• Type and proofread correspondence, forms and other documents

Computer and technology knowledge

• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Electronic mail

Work conditions and physical capabilities

• Ability to work independently
• Fast-paced environment
• Work under pressure
• Tight deadlines
• Attention to detail
• Repetitive tasks
• Large caseload
• Large workload
• Work with minimal supervision

Personal suitability

• Ability to multitask
• Excellent oral communication
• Excellent written communication
• Flexibility
• Judgement
• Organized
• Team player
• Accurate
• Client focus
• Reliability
• Time management
• Adaptability
• Accountability
• Dependability
• Due diligence
• Quick learner

Experience

• 1 year to less than 2 years

Employment terms options

• Shift
• Flexible hours
• Morning
• Day
• Weekend

Support for newcomers and refugees

• Does not require Canadian work experience

Support for youths

• Offers on-the-job training tailored to youth