Adjoint ou adjointe à l'administration et à la comptabilité

Ordre des urbanistes du Québec; Montreal; On-site; CAD 52,000 - 62,000; Full time

Job summary

Une organisation professionnelle au Québec recherche un(e) adjoint(e) à l'administration et à la comptabilité. Le poste requiert d'assurer la gestion administrative, de soutenir la comptabilité et d'offrir un service aux membres. Des compétences en administration et une maîtrise de la Suite Microsoft sont attendues. Le salaire annuel varie de 52 000 $ à 62 000 $, avec des avantages sociaux incluant remboursement de frais et formation.

Benefits

Remboursement des frais de transport

Participation au forfait cellulaire

Assurances collectives après trois mois

Qualifications

• Capacité à interagir et collaborer avec différentes parties prenantes.
• Maîtrise des outils informatiques courants.
• Autonomie et bon jugement requis.

Responsibilities

• Assurer l'accueil et la gestion du courrier.
• Vérifier et comptabiliser les factures.
• Gérer les dossiers administratifs des employés.

Skills

Capacité d'organisation

Honnêteté et intégrité

Compétences relationnelles

Education

Études en administration, comptabilité ou ressources humaines

Tools

Suite Microsoft

Job description

Overview

Veuillez postuler sur Isarta.com :

https://isarta.com/emplois/?utm_source=IND&job=114880

Vous aimez le service à la clientèle, effectuer des tâches administratives variées et soutenir vos collègues en veillant à ce que tout fonctionne ? Rejoignez-nous !

RÔLE PIVOT

L’Ordre des urbanistes du Québec, un des 46 ordres du système professionnel québécois, recherche actuellement son adjoint ou adjoint(e) à l’administration et à la comptabilité. La personne est responsable de la réception, de l’appui administratif aux autres membres de l’équipe, du suivi des transactions et du soutien à la comptabilité, en plus du bon fonctionnement des locaux et des outils de travail. Elle contribue à offrir un service à la clientèle efficace et courtois et veille aux relations avec les fournisseurs. Elle travaille en étroite collaboration avec la directrice générale.

PLANIFICATION STRATÉGIQUE

La planification 2025-2028 de l’Ordre est stimulante. Nous vous invitons à consulter notamment la vision et les valeurs qui y sont inscrites.

ÉQUIPE

La permanence de l’Ordre est de taille modeste, mais elle est agile et dynamique, et prend à cœur sa mission de protection du public. Elle cultive la bienveillance, le soutien mutuel et la polyvalence. Les dossiers sont diversifiés et motivants. Les postes évoluent autant que possible en fonction des besoins et des intérêts des personnes.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1. Accueil, services généraux et soutien administratif

• Assurer l’accueil (téléphone, courriels, visiteurs) et la gestion du courrier.
• Traiter les demandes d’information provenant des membres, partenaires et du public.
• Gérer les fournitures de bureau, le bon fonctionnement des lieux et des équipements.
• Réserver les salles, organiser les réunions et coordonner les déplacements de l’équipe et du CA.
• Classer, archiver et tenir à jour la documentation de l’Ordre.
• Veiller à l’organisation, au classement et à l’archivage rigoureux des documents administratifs et comptables, afin d’assurer leur conformité en tout temps, notamment en prévision de l’audit.
• Offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe selon les besoins.

2. Appui à l’admission, à la formation et aux comités

• Appuyer la coordonnatrice à l’admission dans ses tâches administratives.
• Contribuer à la gestion et à l’évolution de la base de données des urbanistes.
• Assurer le suivi du tableau des comités (composition, mouvements, obligations de formation, etc.).
• Soutenir la coordonnatrice aux événements dans le suivi des inscriptions aux formations.

3. Soutien comptable

• Vérifier, comptabiliser et payer les factures; effectuer la facturation et les relances client.
• Encaisser les paiements, préparer les dépôts, et assurer le classement des pièces comptables.
• Participer à la tenue des livres comptables (QuickBooks) et à la déclaration des taxes.
• Collaborer au suivi des revenus et dépenses avec le comptable externe.
• Contribuer à la collecte des cotisations et à l’actualisation du Tableau de l’Ordre.
• Maintenir des mesures de contrôle interne, rédiger les procédures et proposer des améliorations.
• Préparer divers rapports.

4. Soutien à la direction et gestion administrative des RH

• Assurer le suivi des feuilles de temps, paie, vacances, assurances collectives, REER, etc.
• Gérer l’entrée et la sortie administrative des employés, et tenir à jour leurs dossiers.
• Veiller au remboursement des frais et à l’application des conditions de travail.
• Soutenir la direction dans la préparation de rapports, le suivi du budget, l’audit annuel et les processus de fin d’année.
• Contribuer à la santé et sécurité au travail et à la valorisation de la marque employeur.
• Collaborer aux projets stratégiques, au plan d’action annuel et à la vie associative avec l’équipe.

PRÉREQUIS

• Études en administration, comptabilité, ressources humaines ou toute autre formation ou expérience pertinente;
• Capacité à interagir et collaborer avec différentes parties prenantes;
• Honnêteté et intégrité;
• Maîtrise de la Suite Microsoft et des outils informatiques courants.

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Capacité d’organisation, rigueur et minutie;
• Autonomie, polyvalence, bon jugement et sens des priorités;
• Solides compétences relationnelles (écoute, tact, courtoisie) et esprit d’équipe;
• Habiletés de communication en français (à l’oral et à l’écrit), aptitude de synthèse et de vulgarisation;
• Respect de la confidentialité;
• Aptitude à comprendre et appliquer les processus et la réglementation;
• Capacité d’initiative, esprit critique et volonté de faire avancer l’organisation;
• Sensibilité aux enjeux de la transition socio-écologique.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

• Emploi permanent à raison de 35 heures par semaine réparties sur cinq jours, du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h;
• Le vendredi est une journée en télétravail;
• Salaire annuel de 52 000 $ à 62 000 $, selon les qualifications et l’expérience;
• L’Ordre offre un ensemble d’avantages sociaux : remboursement des frais de transport actif et collectif, participation au forfait cellulaire, montant pour l’installation du bureau à la maison, vacances dès la première année, assurances collectives après trois mois d’ancienneté, REER après un an d’ancienneté, formations, etc.

Dépôt de la candidature

Nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi. À compétence égale, les personnes issues des minorités visibles ou d’origine autochtone seront privilégiées (le cas échéant, nous vous invitons à vous identifier).

Les personnes intéressées à présenter leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation à Hélène Lefranc, directrice générale.

Les candidatures seront analysées au fur et à mesure jusqu’à ce que le poste soit comblé.

Veuillez postuler sur Isarta.com :

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