Adjoint.e administratif.ve

Colonial Group; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Colonial Group recherche un adjoint administratif(ve) pour soutenir le département des opérations. Vous assurerez le suivi des dossiers, traiterez les factures et préparerez les réunions.

Vous coordonnerez les demandes de service et rendez-vous, gérerez les renouvellements de contrats et produirez des rapports de performance des opérations.

Qualifications

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien aux opérations.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365, particulièrement Excel.
• Très bonne maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Facilité à utiliser différents outils et logiciels de gestion.

Responsibilities

• Traiter et valider les factures liées aux opérations.
• Préparer les rencontres et la documentation administrative nécessaire au suivi des activités.
• Coordonner les demandes de service et les rendez-vous, incluant les suivis auprès des clients.
• Effectuer la fermeture des bons de travail et les validations associées.
• Soutenir le suivi administratif des projets CAPEX et coordonner les intervenants.
• Gérer les renouvellements et les nouveaux contrats, de la demande de soumissions aux suivis avec les fournisseurs.
• Produire les rapports et les indicateurs permettant de suivre la performance des opérations.

Skills

Maîtrise Excel

Microsoft 365

Français courant

Coordination opérationnelle

Suivi administratif

Job description

Ta place dans nos projets

En tant qu’adjoint.e administratif.ve, tu assureras un soutien administratif au sein du département des opérations. En étroite collaboration avec les gestionnaires et les équipes, tu contribueras au bon déroulement des activités du département en assurant les suivis nécessaires et en maintenant une vue d’ensemble des dossiers en cours.

Les mandats qui t’attendent

• Assurer le traitement et la validation des factures liées aux opérations.


• Préparer les rencontres et la documentation administrative nécessaires au suivi des activités.


• Coordonner les demandes de service et les rendez-vous, incluant les suivis auprès des clients.


• Assurer la fermeture des bons de travail et les validations qui s’y rattachent.


• Soutenir le suivi administratif des projets CAPEX et la coordination des différents intervenants.


• Gérer les renouvellements et les nouveaux contrats, de la demande de soumissions aux suivis avec les fournisseurs.


• Produire les rapports et les indicateurs permettant de suivre la performance des opérations.

Ce que tu apportes au rôle

• Formation collégiale en administration, gestion, bureautique ou dans un domaine connexe.


• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien aux opérations.


• Maîtrise de la suite Microsoft 365, particulièrement Excel.


• Très bonne maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.


• Facilité à utiliser différents outils et logiciels de gestion.

Ta façon de travailler

• Aisance à interagir avec des interlocuteurs.trices de différents niveaux et fonctions.


• Capacité à faire preuve de discernement dans les situations qui demandent une prise de décision.


• Approche collaborative et facilité à établir des relations de travail efficaces.


• Capacité à s’adapter à des priorités et des situations qui évoluent.


• Sens des responsabilités et engagement à assurer un travail de qualité.