Adjointe Exécutive - Contrat de 3 mois

Aero Nouvelle; Dorval; On-site; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Aero Nouvelle recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) expérimenté(e) pour soutenir le vice‑président et l'équipe de direction. Vous gérerez l'agenda, organiserez les déplacements et coordonnerez les activités quotidiennes, les réunions et les documents budgétaires.

Vous traitez les communications en français et en anglais, préparez des présentations et contribuez aux projets. Diplôme en bureautique/administration et 10 ans d'expérience requis.

Qualifications

• Diplôme collégial en bureautique ou administration exigé.
• Expérience professionnelle d'au moins 10 ans dans un rôle pertinent.
• Excellentes aptitudes écrites et orales en français et en anglais.
• Maîtrise complète de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Esprit d'équipe, dynamisme, bons relationnels et sens de l'organisation.
• Capacité à évaluer et priortiser les priorités dans un environnement rapide.
• Expérience en gestion de projets souhaitée.
• Grande discrétion et gestion confiden­tielle des informations.
• Capacité à mener plusieurs mandats simultanément.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et organiser les déplacements du vice-président et de son équipe de direction.
• Coordonner les activités quotidiennes, déterminer les priorités et planifier les réunions.
• Examiner les processus de gouvernance et formuler des recommandations d'efficacité.
• Planifier les réunions et préparer le matériel nécessaire.
• Participer à des projets et préparer les présentations requises.
• Communiquer avec la haute direction et diverses organisations.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses et autres documents financiers.
• Rédiger et préparer divers types de documents (correspondance, rapports, notes).
• Mettre à jour les organigrammes.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais.
• Gérer les activités liées au budget et les projets spéciaux.

Skills

Communication bilingue

MS Office

Gestion des priorités

Gestion de projets

Organisation

Esprit d'équipe

Jugement

Langues: anglais & français

Rédaction & correspondance

Confidentialité

Rédaction de documents

Education

Diplôme collégial en bureautique/administration

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Quelles sont vos contributions envers l'équipe?

• Gérer l'agenda et organiser les déplacements du vice-président et de son équipe de direction.
• Coordonner les activités quotidiennes, déterminer les priorités liées aux informations reçues et planifier les réunions.
• Examiner les processus de gouvernance et formuler des recommandations pour en améliorer l'efficacité.
• Planifier les réunions et préparer tout le matériel nécessaire.
• Participer à des projets et préparer les présentations requises.
• Communiquer, au nom du vice-président et de ses leaders, avec la haute direction et diverses organisations.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses ainsi que d'autres documents financiers.
• Rédiger et préparer différents types de documents (correspondance, rapports, notes de service, etc.) selon les styles et formats requis.
• Mettre à jour les organigrammes.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais.
• Être responsable des activités liées au budget ainsi que des projets spéciaux, des activités sociales et de reconnaissance, et y participer activement.

Comment vous épanouir dans ce rôle?

• Vous détenez un diplôme d'études collégiales en bureautique, administration ou dans un domaine équivalent.
• Vous possédez un minimum de dix (10) années d'expérience pertinente.
• Vous avez d'excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français et en anglais.
• Vous maîtrisez très bien la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu'Outlook.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, votre dynamisme, vos fortes habiletés interpersonnelles, votre jugement et vos compétences organisationnelles.
• Vous êtes capable d'évaluer et de gérer les priorités d'affaires dans un environnement dynamique et à rythme rapide.
• Vous avez de l'expérience en gestion de projets.
• Vous faites preuve d'un grand sens de la confidentialité.
• Vous aimez mener plusieurs mandats en continu.