Adjointe Exécutive - Contrat de 3 mois

Gestal; Dorval; On-site; CAD 68,000 - 95,000; Full time

Job summary

Gestal Amérique du Nord recherche un adjoint exécutif pour soutenir le VP et l’équipe de direction à Dorval. Vous gérez l’agenda, organisez les déplacements et planifiez les réunions, en assurant une coordination fluide et une priorisation efficace des informations.

Ce rôle exige une communication exemplaire en français et en anglais, une maîtrise avancée de MS Office et une capacité à mener plusieurs projets simultanément, tout en assurant confidentialité et rigueur.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou domaine équivalent.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et organiser les déplacements du vice-président et de son équipe de direction.
• Coordonner les activités quotidiennes, prioriser les informations et planifier les réunions.
• Examiner les processus de gouvernance et formuler des recommandations pour plus d’efficacité.
• Planifier les réunions et préparer le matériel nécessaire.
• Participer à des projets et préparer les présentations requises.
• Communiquer au nom du vice-président avec la haute direction et diverses organisations.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses et d’autres documents financiers.
• Rédiger et préparer différents documents selon les styles requis.
• Mettre à jour les organigrammes.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger la correspondance interne et externe en FR et EN.
• Gérer les activités liées au budget et des projets spéciaux et y participer activement.

Skills

Gestion d'agenda

Communication écrite et orale

Travail en équipe

Organisation et priorisation

Confidentialité

Gestion de projets

Bilingue FR/EN

Anglais courant

Education

Diplôme d’études collégiales en bureautique/administration ou équivalent

Tools

MS Office

Outlook

Job description

Gestal Amérique du Nord, est un partenaire de choix pour les entreprises des secteurs de l'aéronautique, de la construction navale et de l'énergie. Nous offrons une gamme complète de services, de la conception à la réalisation, en passant par la maintenance. Nos experts accompagnent nos clients dans l'optimisation de leurs processus de production, la mise en conformité avec les normes les plus rigoureuses et l'amélioration de leur performance globale.

Nos valeurs : La qualité est l'affaire de tous, et notre engagement en faveur de l'amélioration continue transforme les erreurs en opportunités d'excellence. Nous favorisons un environnement de travail respectueux et bienveillant où les employés s'épanouissent. Si vous êtes prêt(e) à relever des défis et à favoriser l'innovation, rejoignez-nous !

Quelles sont vos contributions envers l’équipe?

• Gérer l’agenda et organiser les déplacements du vice‑président et de son équipe de direction.
• Coordonner les activités quotidiennes, déterminer les priorités liées aux informations reçues et planifier les réunions.
• Examiner les processus de gouvernance et formuler des recommandations pour en améliorer l’efficacité.
• Planifier les réunions et préparer tout le matériel nécessaire.
• Participer à des projets et préparer les présentations requises.
• Communiquer, au nom du vice‑président et de ses leaders, avec la haute direction et diverses organisations.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses ainsi que d’autres documents financiers.
• Rédiger et préparer différents types de documents (correspondance, rapports, notes de service, etc.) selon les styles et formats requis.
• Mettre à jour les organigrammes.
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais.
• Être responsable des activités liées au budget ainsi que des projets spéciaux, des activités sociales et de reconnaissance, et y participer activement.

Comment vous épanouir dans ce rôle?

• Vous détenez un diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou dans un domaine équivalent.
• Vous possédez un minimum de dix (10) années d’expérience pertinente.
• Vous avez d’excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais.
• Vous maîtrisez très bien la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu’Outlook.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d’équipe, votre dynamisme, vos fortes habiletés interpersonnelles, votre jugement et vos compétences organisationnelles.
• Vous êtes capable d’évaluer et de gérer les priorités d’affaires dans un environnement dynamique et à rythme rapide.
• Vous avez de l’expérience en gestion de projets.
• Vous faites preuve d’un grand sens de la confidentialité.
• Vous aimez mener plusieurs mandats en continu.