Vaga — Secretário(a) Executivo(a) | Itaim Bibi, SP

Med Office - Administrativo; São Paulo; On-site; BRL 90,000 - 130,000; Full time

Job summary

A Med Office - Administrativo procura um(a) Secretário(a) Executivo(a) para assessorar diretamente o fundador de um grupo empresarial, protegendo o tempo e a atenção do executivo para decisões, relacionamentos e visão estratégica.

O(a) profissional atuará próximo ao

Qualifications

• Experiência mínima de 3 anos como Secretário(a) Executivo(a).
• Formação superior em Secretariado Executivo, Administração, Gestão ou Comunicação.

Responsibilities

• Agenda e gestão do tempo: montar, proteger e otimizar a agenda, com blocos de foco.
• Comunicação e triagem: triagem de mensagens e escalonamento ao executivo com recomendações.
• Follow-up de delegações: registrar delegações, cobrar prazos e manter painel atualizado.
• Reuniões e governança: preparar pautas e atas com decisões, responsáveis e prazos em 24h.
• Viagens, eventos e logística: organizar viagens, hospedagens e compromissos públicos.
• Relacionamento: gerir contatos estratégicos e datas-chave.

Skills

Experiência administrativa

Gestão de tempo

Education

Secretariado Executivo

Administração / Gestão / Comunicação

Job description

Job description

Buscamos um(a) Secretário(a) Executivo(a) para assessorar diretamente o fundador de um grupo empresarial. A missão do cargo é cuidar do recurso mais escasso do executivo — seu tempo e sua atenção — garantindo que a agenda dele seja dedicada a decisões, relacionamentos e visão estratégica, e não a logística, cobranças ou triagem.

É uma posição de alto nível, com atuação próxima a um "chief of staff tático": você vai controlar agenda, comunicação e o acompanhamento das demandas delegadas, usando ferramentas de inteligência artificial como aliadas de produtividade. Aqui, sucesso não é apenas fazer o que foi pedido — é antecipar-se para que o executivo não precise pedir.

Main responsibilities

• Agenda e gestão do tempo: montar, proteger e otimizar a agenda, reservando blocos de foco e preparando cada compromisso (quem são os interlocutores, o que precisa ser decidido, documentos de apoio). Fechar a agenda da semana seguinte até sexta-feira.
• Comunicação e triagem: triar e-mail e WhatsApp, responder demandas de rotina e escalar ao executivo apenas o que exige sua atenção, sempre com uma recomendação.
• Follow-up de delegações: registrar tudo o que for delegado pelo executivo, cobrar prazos de diretores e líderes e reportar o status — mantendo um painel de delegações sempre atualizado.
• Reuniões e governança: preparar pautas e elaborar atas de reuniões de diretoria, conselho e projetos, com decisões, responsáveis e prazos registrados em até 24 horas.
• Viagens, eventos e logística: organizar viagens, hospedagens e deslocamentos, além de integrar à agenda compromissos públicos como palestras, lives e eventos.
• Relacionamento: gerir contatos estratégicos, datas importantes, presentes e cortesias, para que nenhuma data-chave seja esquecida.

Requirements and skills

• Experiência mínima de 3 anos como Secretário(a) Executivo(a).
• Formação superior em Secretariado Executivo ou áreas correlatas (como Administração, Gestão ou Comunicação) ou curso de Secretariado.

Additional information

• Diariamente: briefing do dia no início da manhã, triagem das mensagens, confirmação dos compromissos do dia seguinte, registro de decisões pós-reunião e um resumo de fim de dia (o que avançou, o que travou, o que precisa do executivo).
• Semanalmente: fechamento da agenda da semana seguinte, ritual de cobrança das delegações em aberto e preparação de pautas das reuniões recorrentes.
• Mensalmente: revisão do tempo dedicado a cada frente, calendário de relacionamento, planejamento de viagens e eventos e limpeza de pendências antigas.