Secretário

B&P Desenvolvimento Humano; Distrito Federal; On-site; BRL 39,000 - 73,000; Full time

Job summary

A B&P Desenvolvimento Humano procura uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para gerir as atividades do executivo. A função envolve administrar a agenda, organizar reuniões, viagens nacionais e internacionais, e cuidar de documentos com total confidencialidade.

Local de trabalho em Lago Sul, DF, com regime CLT e jornada integral. Busca-se profissional com experiência entre 3 e 5 anos, excelente comunicação e habilidades de apoio administrativo abrangente.

Qualifications

• Experiência entre 3 e 5 anos em função similar.
• Habilidade de comunicação assertiva e organização.
• Discrição e confidencialidade no tratamento de informações.

Responsibilities

• Administrar e estruturar a agenda do executivo, otimizando o tempo.
• Agendar, confirmar e coordenar reuniões e compromissos.
• Monitorar prazos e manter a eficiência das atividades.
• Gerenciar reservas de restaurantes, hotéis, passagens e transporte, incluindo logística de viagens nacionais e internacionais.
• Controlar documentos pessoais, contratos e arquivos com confidencialidade.
• Acompanhar pagamentos, vencimentos e assinaturas.
• Interagir com fornecedores, solicitar orçamentos e gerenciar contratações.
• Organizar compromissos sociais, institucionais e eventos do executivo.
• Realizar compras, encomendas e atender solicitações pessoais.
• Acompanhar manutenções de residência e corresponder recebimentos.

Job description

Estamos em busca de uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para atuar na gestão das atividades do executivo. As principais atribuições incluem:
- Administrar e estruturar a agenda pessoal e profissional do executivo, garantindo a otimização do tempo. - Agendar, confirmar e coordenar reuniões, compromissos, eventos e consultas.
- Monitorar compromissos e prazos, assegurando a eficiência na execução das atividades.
- Gerenciar reservas de restaurantes, hotéis, passagens e transporte, além de cuidar da logística de viagens nacionais e internacionais.
- Controlar e organizar documentos pessoais, contratos e arquivos, mantendo a confidencialidade das informações.
- Acompanhar pagamentos, vencimentos e assinaturas, além de outras rotinas administrativas relacionadas à vida pessoal do executivo.
- Interagir com prestadores de serviços e fornecedores conforme orientações, além de solicitar orçamentos e gerenciar contratações.
- Organizar compromissos sociais e institucionais, bem como eventos de interesse do executivo. - Realizar compras, encomendas e atender a solicitações pessoais diversas.
- Acompanhar manutenções e serviços relacionados à residência, quando necessário.
- Organizar correspondências, entregas e recebimentos de documentos.
- Conduzir pesquisas e buscar informações que apoiem a tomada de decisões do executivo.
- Elaborar planilhas, controles e listas de acompanhamento, assegurando a eficácia nos follow-ups.
- Antecipar necessidades e identificar pendências, contribuindo para uma rotina fluida e produtiva.
- Manter o tratamento de informações pessoais e profissionais com total discrição.
- Apoiar em demandas extraordinárias, sempre dentro da natureza da função.
Se você é comprometida, possui habilidades de comunicação e está pronta para fazer a diferença no dia a dia de um executivo, esta pode ser a oportunidade ideal para você!

• Local de trabalho: Lago Sul, DF
• Regime de contratação de tipo: Efetivo – CLT
• Jornada: Período Integral
• Área e especialização profissional: Administração - Secretariado
• Nível hierárquico: Assistente

VALORIZADO
Tempo de experiência: Entre 3 e 5 anos