Vaga — Secretário(A) Executivo(A) | Itaim Bibi, Sp

Administração; São Paulo; On-site; BRL 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Grupo Med+ procura Secretário(a) Executivo(a) com no mínimo 3 anos de experiência para atuar na linha de frente da gestão administrativa. A posição envolve organização de agendas, triagem de demandas, acompanhamento de delegações e participação em reuniões de diretoria.

É desejável formação superior em Secretariado Executivo ou Administração, com habilidade de planejar viagens, eventos e manter contatos estratégicos atualizados.

Qualifications

• Experiência mínima de 3 anos como Secretário(a) Executivo(a).
• Formação superior em Secretariado Executivo ou áreas correlatas (como Administração, Gestão ou Comunicação) ou curso de Secretariado.

Responsibilities

• Agenda e gestão do tempo: montar, proteger e otimizar a agenda, reservando blocos de foco e preparando cada compromisso.
• Comunicação e triagem: triagem de e-mails e WhatsApp, responder demandas de rotina e escalar ao executivo apenas o que exige atenção com recomendação.
• Follow-up de delegações: registrar delegações, cobrar prazos e manter um painel atualizado.
• Reuniões e governança: preparar pautas e atas de reuniões com decisões, responsáveis e prazos registrados em até 24 horas.
• Viagens, eventos e logística: organizar viagens, hospedagens e deslocamentos, além de compromissos públicos.
• Relacionamento: gerir contatos estratégicos e datas-chave para não perder nenhuma data importante.

Skills

Gestão de agenda

Comunicação eficaz

Triagem de e-mails

Follow-up de delegações

Reuniões e governança

Logística de viagens e eventos

Relacionamento

Education

Formação superior em Secretariado Executivo ou Administração

Job description

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• Experiência mínima de 3 anos como Secretário(a) Executivo(a).
• Formação superior em Secretariado Executivo ou áreas correlatas (como Administração, Gestão ou Comunicação) ou curso de Secretariado.

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• Agenda e gestão do tempo: montar, proteger e otimizar a agenda, reservando blocos de foco e preparando cada compromisso (quem são os interlocutores, o que precisa ser decidido, documentos de apoio). Fechar a agenda da semana seguinte até sexta-feira.
• Comunicação e triagem: triar e-mail e WhatsApp, responder demandas de rotina e escalar ao executivo apenas o que exige sua atenção, sempre com uma recomendação.
• Follow-up de delegações: registrar tudo o que for delegado pelo executivo, cobrar prazos de diretores e líderes e reportar o status — mantendo um painel de delegações sempre atualizado.
• Reuniões e governança: preparar pautas e elaborar atas de reuniões de diretoria, conselho e projetos, com decisões, responsáveis e prazos registrados em até 24 horas.
• Viagens, eventos e logística: organizar viagens, hospedagens e deslocamentos, além de integrar à agenda compromissos públicos como palestras, lives e eventos.
• Relacionamento: gerir contatos estratégicos, datas importantes, presentes e cortesias, para que nenhuma data-chave seja esquecida.