Técnico em Secretariado

Proclima Engenharia; Guará; On-site; BRL 22,000 - 33,000; Full time

Job summary

A Proclima Engenharia está buscando um(a) Secretário(a) para atuar na agenda, atendimento, organização de documentos e apoio administrativo.

Você organizará reuniões, reservará salas, fará transmissões de correspondências e apoiará os setores na tramitação de processos, mantendo o fluxo de informações com rigor e discrição. Exige Ensino Médio e curso técnico em Secretariado, experiência comprovada e Pacote Office completo.

Qualifications

• Ensino Médio completo na formação educacional
• Curso Técnico em Secretariado
• Experiência comprovada na função
• Pacote Office completo

Responsibilities

• Agendar serviços e reservar salas e auditórios para reuniões e eventos
• Enviar e receber documentos, processos e anexos
• Solicitar e realizar requerimentos às unidades internas
• Verificar disponibilidade na agenda de autoridades e servidores
• Realizar atendimento telefônico, efetuar ligações e direcionar chamadas
• Consultar e atualizar lista de profissionais e contatos
• Organizar materiais de trabalho
• Cadastrar documentos nos sistemas da Administração
• Tramitar e acompanhar tramitações de documentos e processos
• Receber e encaminhar correspondências e enviar correspondências
• Solicitar espaço físico e equipamentos para reuniões e solicitar serviços
• Encaminhar mensagens às áreas competentes
• Receber visitantes e anunciar chegada
• Digitar documentos segundo regras oficiais
• Conhecer trabalhos dos setores para facilitar obtenção de dados e documentos
• Operar equipamentos de escritório
• Anotar e enviar recados

Skills

Organização

Relacionamento interpessoal

Education

Curso Técnico em Secretariado

Ensino Médio completo

Tools

Pacote Office completo

Job description

Descrição de atividades:

• Agendar serviços e reservar salas e auditórios para realização de reuniões, eventos e demais trabalhos que envolvam pessoal interno e/ou externo;
• Enviar e receber, em meio físico ou digital, documentos, processos e anexos;
• Solicitar e realizar requerimentos às unidades internas
• Verificar disponibilidade na agenda de autoridades e servidores;
• Realizar atendimento telefônico, efetuar ligações, receber e direcionar chamadas;
• Consultar e atualizar lista de profissionais, ramais internos e telefones externos;
• Organizar materiais de trabalho;
• Cadastrar documentos e processos nos sistemas da Administração;
• tramitar e acompanhar o histórico de tramitações de documentos e processos;
• Receber e encaminhar ao devido destinatário correspondências e documentos;
• Providenciar o envio de correspondências;
• Solicitar e organizar espaço físico e equipamentos necessários à realização de reuniões, solicitando serviços de limpeza, copa, informática e movimentação de mobiliários;
• Enviar e receber mensagens via meios digitais e encaminhá-las à área competente;
• Receber e identificar visitantes e anunciar sua chegada ao respectivo visitado, no âmbito de sua lotação;
• Digitação de documentos de acordo com as regras de redação oficial sob supervisão de servidor;
• Inteirar-se dos trabalhos desenvolvidos em cada setor, visando orientar e facilitar a obtenção de dados, documentos ou outras solicitações dos superiores;
• Operar microcomputadores, máquinas de reprodução e digitalização de documentos e outros;
• Anotar e enviar recados;

Requisitos:

• Ensino Médio completo;
• Curso Técnico em Secretariado
• Experiência comprovada na função.
• Pacote Office completo