Secretária(o) Executiva(o) Bilíngue – Suporte a Executivo Expatriado

Empresa Confidencial; São Paulo; Hybrid; BRL 120,000 - 180,000; Full time

Benefits offered by this job

Pacote de benefícios

Job summary

A Empresa Confidencial, em São Paulo, busca um(a) Secretário(a) Executivo(a) sênior para integrar a equipe de alta gestão. O papel envolve coordenar agendas, organizar reuniões, planejar viagens e oferecer suporte a executivos, inclusive expatriados, com foco em eficiência e confidencialidade.

O(a) candidato(a) ideal possui inglês avançado, ensino superior, domínio do Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) e experiência com gestão de despesas.

Qualifications

• Experiência consolidada em Secretariado Executivo ou Assistência Executiva para diretores/Presidentes/Executivos C‑Level.
• Experiência prévia no suporte a profissionais expatriados ou executivos estrangeiros.
• Inglês avançado ou fluente, com comunicação segura em ambiente corporativo.
• Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Conhecimento avançado do pacote Office (Outlook, Excel, Word e PowerPoint) e plataformas de comunicação como Teams.
• Experiência com organização de viagens corporativas, controle de despesas e gestão administrativa.
• Perfil organizado, dinâmico, discreto, proativo e capaz de gerenciar demandas simultâneas.
• Flexibilidade para viagens, eventos e compromissos executivos.

Responsibilities

• Coordenar a rotina de executivos: agendas, reuniões e compromissos.
• Planejar viagens nacionais e internacionais e toda a logística associada.
• Oferecer suporte a executivo expatriado, integrando com diferentes áreas.
• Facilitar a comunicação entre alta liderança, colaboradores, clientes e parceiros.
• Organizar reuniões estratégicas, preparar apresentações e registrar decisões.
• Gerenciar despesas, reembolsos e prestação de contas.

Skills

Secretariado Executivo

Assistência Executiva

Suporte a Executivos

Inglês avançado

Organização de viagens

Pacote Office avançado

Gestão de despesas

Teams

Discrição/proatividade

Education

Superior completo

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Teams

Job description

• Coordenar a rotina dos executivos, administrando agendas, reuniões e compromissos, com foco na otimização do tempo e na organização das prioridades.
• Planejar e acompanhar viagens corporativas no Brasil e no exterior, cuidando de reservas, hospedagens, deslocamentos e demais necessidades logísticas.
• Oferecer suporte ao executivo expatriado em sua jornada profissional no Brasil, auxiliando em questões administrativas, organização da rotina e integração com diferentes áreas e interlocutores.
• Facilitar a comunicação entre a alta liderança, colaboradores, clientes e parceiros de negócios, assegurando o alinhamento das demandas.
• Dar suporte às reuniões estratégicas, desde a organização dos encontros até a preparação de apresentações, registros de decisões e monitoramento dos encaminhamentos.
• Acompanhar processos administrativos e financeiros relacionados à gestão executiva, como despesas, reembolsos e prestação de contas.
• Participar do planejamento e da execução de eventos corporativos, recepção de visitantes internacionais e encontros institucionais.
• Zelar pela confidencialidade de informações estratégicas, documentos e assuntos relacionados à liderança.
• Buscar melhorias na organização das atividades, explorando recursos tecnológicos, ferramentas digitais e soluções de inteligência artificial.

Requisitos e qualificações

• Experiência consolidada em Secretariado Executivo ou Assistência Executiva, preferencialmente com atendimento a diretores, presidentes ou executivos C-Level.
• Atuação anterior no suporte a profissionais expatriados ou executivos estrangeiros.
• Inglês avançado ou fluente, com segurança na comunicação verbal e escrita em ambiente corporativo.
• Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Conhecimento avançado do pacote Office, especialmente Outlook, Excel, Word e PowerPoint, além de plataformas de comunicação corporativa, como Teams.
• Experiência com organização de viagens corporativas, controle de despesas e ferramentas de gestão administrativa.
• Perfil organizado, dinâmico, discreto, proativo e com habilidade para administrar demandas simultâneas.
• Flexibilidade para atender necessidades pontuais relacionadas a viagens, eventos e compromissos executivos.

Será considerado um diferencial

• Espanhol em nível avançado ou fluente.
• Utilização de ferramentas de inteligência artificial para otimização de atividades e processos.
• Experiência profissional em ambientes multinacionais, empresas de tecnologia ou consultorias.
• Conhecimento em procedimentos de mobilidade internacional, imigração e documentação para estrangeiros.

Informações sobre a oportunidade

• Contratação: CLT
• Modelo de trabalho: Híbrido
• Benefícios: Pacote de benefícios competitivo, com iniciativas voltadas à qualidade de vida, bem-estar, flexibilidade e desenvolvimento profissional.