Secretária Executiva - Mg

Select Rh; Belo Horizonte; Presencial; BRL 29 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Select Rh Brasil está contratando uma secretária executiva para atuar em Belo Horizonte, MG. A função envolve gestão de agenda, organização de reuniões e suporte administrativo diário para assegurar o fluxo eficiente de atividades da empresa.

As responsabilidades incluem transformar decisões em tarefas, acompanhar prazos, organizar documentos no Drive e oferecer suporte em compromissos institucionais, além de acompanhar pagamentos e orçamentos internos.

Qualificações

• Experiência como secretária executiva.

Responsabilidades

• Gestão de agenda: marcar, remarcar e evitar sobreposições.
• Preparação de reuniões: pauta, materiais e contexto do interlocutor.
• Registro e encaminhamento: transformar decisões em tarefas com responsável e prazo.
• Follow-up ativo: cobrar retornos pendentes.
• Triagem de contatos: filtrar, responder rotinas e escalar o que exigir.
• Organização documental no Google Drive.
• Apoio a rituais corporativos: convocações, pautas e atas da reunião semanal e da revisão mensal.
• Acompanhamento de prazos recorrentes, como vencimentos e licenças.
• Apoio em compromissos institucionais ligados à representação da empresa.
• Organização e conferência de documentos.
• Apoio em orçamentos de compras e preparação de eventos internos.
• Preparação de pagamentos para aprovação.
• Conciliação de diárias.

Conhecimentos

Gestão de agenda

Organização

Comunicação eficaz

Sincronização de agendas

Formação académica

Não informado

Descrição da oferta de emprego

GESTÃO INTEGRAL DA AGENDA: MARCAR, REMARCAR, PROTEGER BLOCOS DE TRABALHO, EVITAR SOBREPOSIÇÃO

PREPARAÇÃO DE REUNIÕES: PAUTA, MATERIAIS, CONTEXTO DO INTERLOCUTOR E HISTÓRICO DO ASSUNTO

REGISTRO E ENCAMINHAMENTO: TRANSFORMAR DECISÕES DE REUNIÃO EM TAREFAS COM RESPONSÁVEL E PRAZO,

FOLLOW-UP ATIVO: COBRAR RETORNOS PENDENTES DE TERCEIROS E INTERNOS, SEM QUE O SAMUEL PRECISE

TRIAGEM DE CONTATOS: FILTRAR O QUE CHEGA, RESPONDER O QUE FOR DE ROTINA E ESCALAR O QUE EXIGIR

DECISÃO.

ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL NO GOOGLE DRIVE, SEGUINDO O GUIA DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DA

APOIO AOS RITUAIS CORPORATIVOS: CONVOCAÇÃO, PAUTA E ATA DO SYNC DA SEMANA E DA REVISÃO MENSAL DE

ACOMPANHAMENTO DE PRAZOS RECORRENTES, COMO VENCIMENTOS, LICENÇAS E OBRIGAÇÕES.

APOIO EM COMPROMISSOS SOCIAIS E INSTITUCIONAIS LIGADOS À REPRESENTAÇÃO DA EMPRESA.

ORGANIZAÇÃO E CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS.

APOIO EM ORÇAMENTOS DE COMPRAS E PREPARAÇÃO DE EVENTOS INTERNOS QUANDO HOUVER.

PREPARAÇÃO DE PAGAMENTOS PARA APROVAÇÃO.

CONTROLE DE INFORMAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONCILIAÇÃO DE DIÁRIAS.

Formação Acadêmica:

Não informado

Secretária executiva

Serviços

Secretária executiva - MG Belo Horizonte, MG, Brazil