Executive Assistant

Pet care; São Paulo; Presencial; BRL 100 000 - 167 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Pet care procura um(a) Assistente Executivo(a) para gerenciar agendas de executivos, organizar reuniões e coordenar viagens nacionais e internacionais. O papel envolve preparar reuniões, registrar atas e acompanhar pendências com stakeholders locais e internacionais.

É essencial possuir inglês fluente, perfil organizado e experiência anterior como assistente de alta liderança. A posição oferece atuação presencial com alta demanda de organização e confidencialidade.

Qualificações

• Inglês fluente, com comunicação oral e escrita.
• Perfil altamente organizado, pró-ativo e atento aos detalhes.
• Experiência anterior como Assistente Executivo/Executive Assistant.

Responsabilidades

• Gestão completa de agendas executivas, incluindo organização, priorização e alinhamento de compromissos.
• Organização e acompanhamento de reuniões internas e externas.
• Preparação prévia de reuniões, com materiais, participantes, links e locais.
• Elaboração e acompanhamento de atas, registrando decisões, responsáveis e prazos.
• Controle de follow-ups e action trackers, garantindo pendências.
• Organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hotéis, transfers e documentação.
• Interação com hotéis, restaurantes, fornecedores e parceiros.
• Apoio na comunicação com executivos e stakeholders internacionais, usando inglês fluente.

Descrição da oferta de emprego

• Gestão completa de agendas executivas, incluindo organização, priorização e alinhamento de compromissos;
• Organização e acompanhamento de reuniões internas e externas;
• Preparação prévia de reuniões, garantindo materiais, participantes, links, locais e demais informações necessárias;
• Elaboração e acompanhamento de atas de reuniões, registrando decisões, responsáveis e prazos;
• Controle de follow-ups e action trackers, garantindo o acompanhamento das pendências;
• Organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hotéis, transfers, carros, aeroportos e documentação;
• Gestão de visitas e agendas de executivos e convidados internacionais;
• Interface com hotéis, restaurantes, fornecedores, motoristas e demais parceiros;
• Organização e acompanhamento de despesas e reembolsos executivos;
• Controle e organização de documentos e informações confidenciais;
• Atendimento e interface com stakeholders internos e externos;
• Apoio na organização de eventos, reuniões corporativas e compromissos institucionais;
• Antecipação de necessidades dos executivos e identificação de possíveis conflitos ou demandas futuras;
• Gestão simultânea de demandas de diferentes executivos, quando necessário;
• Apoio na comunicação com executivos e stakeholders internacionais, utilizando inglês fluente. Experiência sólida como Assistente Executivo(a) / Executive Assistant;
• Experiência comprovada no suporte direto a executivos de alta liderança, como CEO, Presidente, VP, Diretor, Country Manager ou executivos globais;
• Vivência em ambientes corporativos dinâmicos e com alto volume de demandas;
• Inglês fluente, com segurança para comunicação oral e escrita;
• Perfil altamente organizado, proativo e orientado a detalhes;
• Capacidade de priorização e gestão de múltiplas demandas simultaneamente;
• Discrição e maturidade para lidar com informações estratégicas e confidenciais;
• Excelente comunicação e relacionamento interpessoal;
• Autonomia para acompanhar demandas sem depender de cobranças constantes;
• Capacidade de antecipar necessidades e propor soluções;
• Flexibilidade para lidar com mudanças de agenda e demandas de última hora.