Secretária Executiva

Vilela & Vilela Advogados; Goiânia; Presencial; BRL 28 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Vilela & Vilela Advogados em Goiânia procura um(a) assistente administrativo(a) para apoiar a equipe jurídica. O papel envolve gerir agendas, recepcionar clientes, organizar o espaço de trabalho, planejar viagens e cuidar de compras de escritório.

Você trabalhará junto ao setor financeiro, preparando atas, auxiliando na gestão de documentos e no relacionamento com fornecedores, contribuindo para a eficiência diária do escritório.

Qualificações

• Experiência em gestão de agendas e atendimento ao cliente.
• Conhecimento em organização de documentos e suprimentos.
• Experiência em apoio a reuniões e apoio administrativo básico.

Responsabilidades

• Gestão de agendas: organizar compromissos, reuniões e prazos dos advogados e clientes.
• Atendimento e comunicação: recepcionar clientes, atender chamadas e e-mails com filtragem adequada.
• Organização administrativa: manter ambiente limpo, funcional e supervisionar serviços de apoio.
• Gestão de viagens: planejar e reservar passagens e logística para viagens profissionais.
• Controle de insumos: realizar compras de escritório e manter estoque dentro do orçamento.
• Apoio a reuniões: preparar salas, materiais e atas e acompanhar pautas.
• Suporte financeiro e administrativo: auxiliar na rotina com notas, reembolsos e pagamentos.
• Gestão de documentos: organizar arquivos físicos e digitais, garantindo confidencialidade.
• Relacionamento com fornecedores: cotação, entregas e garantia de qualidade.
• Apoio à gestão interna: desenvolver ações de bem-estar e comunicação interna, com Canva como diferencial.

Conhecimentos

Gestão de agendas

Atendimento ao cliente

Organização administrativa

Gestão de documentos

Relacionamento com fornecedores

Apoio a reuniões

Ferramentas

Canva

Descrição da oferta de emprego

• Gestão de agendas: organizar e controlar compromissos, reuniões e prazos dos advogados, garantindo pontualidade e comunicação eficiente entre os membros da equipe e clientes.


• Atendimento e comunicação: recepcionar clientes e visitantes, atender ligações e e-mails, filtrando e direcionando demandas de forma adequada e profissional.


• Organização administrativa: manter o ambiente de trabalho limpo, funcional e acolhedor; supervisionar serviços de limpeza, copa e manutenção.


• Gestão de viagens: planejar e reservar passagens, hospedagens e transporte para viagens profissionais, bem como elaborar roteiros e prestar suporte logístico.


• Controle de insumos: realizar compras de materiais de escritório, suprimentos de copa e itens de uso geral, mantendo o estoque atualizado e dentro do orçamento.


• Apoio a reuniões: preparar salas, organizar materiais e atas, providenciar coffee breaks e acompanhar o andamento das pautas quando necessário.


• Suporte financeiro e administrativo: auxiliar no controle de notas fiscais, reembolsos, pagamentos e outras rotinas administrativas simples, em parceria com o setor financeiro.


• Gestão de documentos: organizar arquivos físicos e digitais, garantindo fácil acesso e confidencialidade das informações.


• Relacionamento com fornecedores: realizar cotações, acompanhar entregas e assegurar a qualidade dos serviços contratados.


• Apoio à gestão interna: colaborar com ações internas de bem-estar, comunicação e integração da equipe. Experiência com sistema de gestão/agenda e Canva é um diferencial