Secretária Executiva

Casale; São Carlos; Presencial; BRL 60 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Casale procura um(a) Secretário(a) Executivo(a) para prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à alta liderança. Você gerenciará agendas, organização de compromissos e documentos, além de facilitar atendimentos e apoiar a logística de reuniões, viagens e eventos corporativos.

É essencial ter formação superior em Secretariado Executivo Bilíngue ou Administração, com experiência prévia de apoio à diretoria. Desejável inglês/espanhol e competências em MS Office/Google Workspace.

Qualificações

• Formação superior em Secretariado Executivo Bilíngue, Administração ou afins.
• Experiência prévia como Secretária Executiva ou em apoio à alta liderança.
• Domínio de ferramentas de produtividade (MS Office e Google Workspace); experiência com agenda, viagens, despesas e gestão documental.
• CNH: Categoria B.
• Idiomas: desejável espanhol e inglês.

Responsabilidades

• Gestão de agenda de diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos.
• Atuar como ponto de contato entre diretores e públicos internos/externos.
• Elaborar relatórios, apresentações e documentos para reuniões e eventos.
• Planejar itinerários de viagem, reservas de hotéis e logística corporativa.
• Receber visitantes e oferecer atendimento cordial e profissional.
• Controlar despesas, prestação de contas e reembolsos da diretoria.
• Conduzir atividades externas e manter sigilosa a informação corporativa.

Conhecimentos

Secretariado Executivo

Gestão de agendas

Comunicação

Discrição

Proatividade

Interlocução com diretoria

Atenção aos detalhes

Inglês

Espanhol

Formação académica

Superior em Secretariado Executivo Bilíngue

Administração ou afins

Ferramentas

Microsoft Office

Google Workspace

Sistemas corporativos

Gestão documental

Descrição da oferta de emprego

Responsável por prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à alta liderança da empresa, assegurando agilidade, confidencialidade e eficiência nas rotinas executivas. Responsável por gerenciar agendas, organizar compromissos e documentos, facilitar atendimentos e direcionar de comunicações internas e externas, além de apoiar a logística de reuniões, viagens e eventos corporativos.

Responsabilidades e atribuições

Gestão de Agenda:

• Organizar e gerenciar as agendas dos diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos.
• Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa/diretor.

Comunicação:

• Atuar como ponto de contato principal entre os diretores e públicos internas/externas.
• Gerenciar correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário.
• Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos.

Preparação de Documentos:

• Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos.
• Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo.

Organização de Viagens:

• Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas.

Gestão de Documentação:

• Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes.
• Controlar documentos confidenciais e sensíveis com o devido cuidado e segurança.

Recepção e Atendimento:

• Recepcionar visitantes, proporcionando um atendimento acolhedor, cordial e profissional.
• Atender e direcionar consultas e solicitações de forma eficiente e assertiva.

Gestão de Despesas e suporte:

• Controle de despesas, prestação de contas e reembolsos relacionados à diretoria.
• Gestão de materiais, infraestrutura e suporte administrativo da diretoria.

Assessoria e confidencialidade:

• Lidar com informações sensíveis com a máxima discrição e sigilo.
• Prestar suporte às demandas administrativas e executivas da diretoria, incluindo atividades corporativas e assuntos particulares relacionados às necessidades dos executivos.
• Realizar atividades externas à empresa, tais como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos, fornecedores e demais instituições necessárias ao atendimento das demandas da diretoria.
• Conduzir veículo da empresa, quando necessário, para execução de atividades externas, acompanhamento de compromissos, transporte de documentos e atendimento às necessidades dos executivos.

Requisitos e qualificações:

• Formação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins. Desejáveis cursos de aperfeiçoamento em Secretariado Executivo e/ou rotinas administrativas executivas.
• Competências Técnicas: Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança. Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos. Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental). CNH: categoria B
• Competências comportamentais: comunicação verbal e escrita, com capacidade de interlocução com diferentes níveis hierárquicos. Alto grau de organização, disciplina e atenção aos detalhes. Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas. Postura discreta, ética e sigilosa no tratamento de informações sensíveis. Proatividade, senso de prioridade e forte orientação para soluções. Boa adaptabilidade e postura profissional alinhada ao ambiente executivo.
• Idioma: desejável espanhol e inglês.

Informações adicionais