Secretária Diretoria

NISHIHUNTING; Itajaí; Presencial; BRL 67 000 - 112 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A NISHIHUNTING busca um(a) Assistente Executivo(a) para organizar a agenda de três diretores, planejar viagens nacionais e internacionais e manter o fluxo de comunicação entre diretoria, equipes e parceiros. Trabalho presencial em Itajaí, com foco em confidencialidade e eficiência.

Exige experiência prévia, nível avançado de Office e inglês intermediário. O profissional atuará como elo entre diretores e o público externo, otimizando o tempo e garantindo qualidade na documentação.

Qualificações

• Ensino Superior completo em Secretariado Executivo, Administração de Empresas, Letras, Relações Internacionais ou áreas correlatas.
• Sólida experiência anterior na função, especialmente prestando suporte a múltiplos executivos simultaneamente (pool de secretariado).
• Inglês Intermediário é um diferencial; domínio avançado de Office e ferramentas de colaboração em nuvem (Google Workspace, Teams/SharePoint).

Responsabilidades

• Organizar, conciliar e priorizar os compromissos diários dos 3 diretores, evitando conflitos de horários e garantindo tempo hábil para as atividades de cada um.
• Planejar, cotar e emitir passagens aéreas, reservas de hotéis, transporte e preparar itinerários detalhados (nacionais e internacionais), além de realizar a prestação de contas de despesas subsequente.
• Agendar reuniões (presenciais ou online), preparar salas, convocar participantes, elaborar pautas e redigir atas ou relatórios quando necessário.
• Triar ligações, e-mails e correspondências direcionadas à diretoria.
• Responder de forma autônoma a solicitações de rotina e direcionar assuntos urgentes com o devido critério de prioridade.
• Redigir, formatar e revisar documentos oficiais (cartas, memorandos, e-mails corporativos).
• Manter arquivos (físicos e digitais) organizados e de fácil acesso.
• Atuar como ponto de contato central entre os diretores, as equipes internas (gerentes e colaboradores) e o público externo (clientes, fornecedores e parceiros de negócios).
• Auxiliar em demandas administrativas pessoais dos diretores que impactem diretamente em suas rotinas de trabalho, visando a otimização de tempo.

Conhecimentos

Inglês Intermediário

Formação académica

Ensino Superior completo em Secretariado Executivo, Administração de Empresas, Letras, Relações Internacionais ou áreas correlatas

Ferramentas

Google Workspace

Teams/SharePoint

Office Avançado

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades

• Organizar, conciliar e priorizar os compromissos diários dos 3 diretores, evitando conflitos de horários e garantindo tempo hábil para as atividades de cada um.
• Planejar, cotar e emitir passagens aéreas, reservas de hotéis, transporte e preparar itinerários detalhados (nacionais e internacionais), além de realizar a prestação de contas de despesas subsequente.
• Agendar reuniões (presenciais ou online), preparar salas, convocar participantes, elaborar pautas e redigir atas ou relatórios quando necessário.
• Triar ligações, e-mails e correspondências direcionadas à diretoria.
• Responder de forma autônoma a solicitações de rotina e direcionar assuntos urgentes com o devido critério de prioridade.
• Redigir, formatar e revisar documentos oficiais (cartas, memorandos, e-mails corporativos).
• Manter arquivos (físicos e digitais) organizados e de fácil acesso.
• Atuar como ponto de contato central entre os diretores, as equipes internas (gerentes e colaboradores) e o público externo (clientes, fornecedores e parceiros de negócios).
• Auxiliar em demandas administrativas pessoais dos diretores que impactem diretamente em suas rotinas de trabalho, visando a otimização de tempo.

Perfil

• Ensino Superior completo em Secretariado Executivo, Administração de Empresas, Letras, Relações Internacionais ou áreas correlatas.
• Sólida experiência anterior na função, preferencialmente prestando suporte a múltiplos executivos simultaneamente (pool de secretariado).
• Inglês Intermediário será considerado um forte diferencial Domínio avançado do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas de colaboração em nuvem (Google Workspace ou Microsoft Teams/SharePoint).

Soft Skills

• Capacidade de lidar diariamente com informações altamente estratégicas e sigilosas de forma ética.
• Habilidade para priorizar demandas concorrentes dos 3 diretores sem perder prazos ou qualidade.
• Equilíbrio emocional para lidar com imprevistos, mudanças repentinas de agenda e picos de alta demanda.
• Antecipar-se às necessidades dos diretores, trazendo soluções prontas Cordialidade, clareza e excelente postura verbal e escrita no trato com diferentes níveis hierárquicos.