Secretária Executiva

Casale Equipamentos Ltda; São Carlos; Presencial; BRL 42 000 - 68 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Casale Equipamentos Ltda, localizada em São Carlos, São Paulo, Brasil, está buscando uma Secretária Executiva para apoiar a alta direção e manter a rotina administrativa com excelência e sigilo.

A candidata ideal organizará agendas, coordenará reuniões, preparará relatórios e apresentações, auxiliará em viagens, despesas e gestão documental, além de atuar como ponte entre diretores e equipes, com foco em discrição, organização e comunicação eficiente.

Qualificações

• Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança.
• Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos.
• Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental).
• CNH: categoria B

Responsabilidades

• Organizar e gerenciar as agendas dos diretores
• Gerenciar correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário
• Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos
• Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos
• Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo
• Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas
• Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes
• Conduzir atividades externas à empresa, como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos e fornecedores

Conhecimentos

Comunicação

Organização

Proatividade

Sigilo

Multitarefa

Formação académica

Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins

Ferramentas

Microsoft Office

Google Workspace

Sistemas corporativos

Descrição da oferta de emprego

Secretária Executiva Casale Equipamentos Ltda São Carlos, São Paulo, Brasil

Descrição da vaga

Nós convidamos você a se tornar parte de uma equipe dinâmica e talentosa, onde poderá desenvolver suas habilidades e crescer profissionalmente. Na nossa empresa, valorizamos o trabalho em equipe, a inovação e o compromisso com a excelência. Se você busca um ambiente de trabalho estimulante, com oportunidades de aprendizado contínuo e projetos desafiadores, venha fazer parte do nosso time!

• Formação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins. Desejáveis cursos de aperfeiçoamento em Secretariado Executivo e/ou rotinas administrativas executivas.
• Competências Técnicas: Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança. Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos. Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental). CNH: categoria B
• Competências comportamentais: comunicação verbal e escrita, com capacidade de interlocução com diferentes níveis hierárquicos. Alto grau de organização, disciplina e atenção aos detalhes. Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas. Postura discreta, ética e sigilosa no tratamento de informações sensíveis. Proatividade, senso de prioridade e forte orientação para soluções. Boa adaptabilidade e postura profissional alinhada ao ambiente executivo.
• Idioma: desejável espanhol e inglês.

Gestão de Agenda:

• Organizar e gerenciar as agendas dos diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos.
• Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa/diretor.

Comunicação:

• Atuar como ponto de contato principal entre os diretores e públicos internas/externas.
• Gerenciar correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário.
• Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos.

Preparação de Documentos:

• Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos.
• Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo.

Organização de Viagens:

• Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas.

Gestão de Documentação:

• Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes.
• Controlar documentos confidenciais e sensíveis com o devido cuidado e segurança.

Recepção e Atendimento:

• Recepcionar visitantes, proporcionando um atendimento acolhedor, cordial e profissional.
• Atender e direcionar consultas e solicitações de forma eficiente e assertiva.

Gestão de Despesas e suporte:

• Controle de despesas, prestação de contas e reembolsos relacionados à diretoria.
• Gestão de materiais, infraestrutura e suporte administrativo da diretoria.

Assessoria e confidencialidade:

• Lidar com informações sensíveis com a máxima discrição e sigilo.
• Prestar suporte às demandas administrativas e executivas da diretoria, incluindo atividades corporativas e assuntos particulares relacionados às necessidades dos executivos.
• Realizar atividades externas à empresa, tais como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos, fornecedores e demais instituições necessárias ao atendimento das demandas da diretoria.
• Conduzir veículo da empresa, quando necessário, para execução de atividades externas, acompanhamento de compromissos, transporte de documentos e atendimento às necessidades dos executivos.