Secretaria executiva

Empresa com nome confidencial; Cotia; On-site; BRL 56,000 - 89,000; Full time

Job summary

Empresa confidencial, localizada em São Paulo, procura Secretária Executiva/Assistente Executiva da Diretoria para atuar diretamente no suporte administrativo ao proprietário. A profissional deverá organizar agendas, acompanhar vencimentos e centralizar demandas administrativas, reportando ao setor financeiro conforme necessidade.

As atividades incluem: organização de viagens, contatos com fornecedores e monitoramento de contratos, assegurando confidencialidade e eficiência.

Qualifications

• Experiência comprovada como secretária executiva ou assistente da diretoria.
• Capacidade de manter confidencialidade e discrição.
• Habilidade para gerenciar múltimas demandas com prazos.
• Domínio de fluxo de informações entre proprietários, financeiro e fornecedores.

Responsibilities

• Organizar e acompanhar a agenda executiva, compromissos e viagens.
• Controlar vencimentos, faturas e documentos financeiros do proprietário.
• Encaminhar informações ao setor financeiro e apoiar projetos da diretoria.
• Apoiar atendimento a fornecedores, contratos e cobranças relacionadas ao proprietário.
• Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados.

Skills

Organização

Discrição

Proatividade

Gestão de agenda

Comunicação

Multitarefa

Job description

Secretária Executiva / Assistente Executiva da Diretoria

Estamos em busca de uma profissional organizada, discreta, proativa e com forte senso de responsabilidade para atuar diretamente no suporte administrativo ao proprietário da empresa.

Essa profissional será responsável por organizar agendas e compromissos, acompanhar vencimentos, centralizar demandas administrativas pessoais e empresariais, encaminhar informações ao setor financeiro e apoiar o andamento de projetos, obras e demais atividades relacionadas à diretoria.

Buscamos alguém com autonomia, atenção aos detalhes, excelente organização e capacidade de acompanhar diversas demandas simultaneamente, garantindo que prazos, pagamentos e compromissos sejam cumpridos.

Principais atividades

1. Organização de agenda e compromissos

• Organizar e acompanhar a agenda executiva, reuniões, compromissos e eventos;
• Confirmar horários, organizar reuniões e acompanhar compromissos futuros;
• Enviar lembretes sobre reuniões, prazos e atividades importantes;
• Organizar viagens, reservas e demais necessidades relacionadas à agenda, quando necessário.

2. Controle de vencimentos e demandas financeiras

• Controlar vencimentos de contas, boletos, impostos, contratos e demais compromissos financeiros;
• Manter uma agenda de pagamentos atualizada, antecipando vencimentos e sinalizando os prazos aos responsáveis;
• Reunir, organizar e encaminhar ao setor financeiro as contas pessoais do proprietário para programação dos pagamentos;
• Acompanhar a confirmação dos pagamentos e sinalizar pendências, divergências ou atrasos;
• Organizar comprovantes, recibos e documentos relacionados às despesas;
• Manter controles e planilhas atualizados, proporcionando visibilidade sobre as demandas pendentes e concluídas.

3. Apoio administrativo pessoal e executivo

• Centralizar e organizar as solicitações administrativas do proprietário;
• Realizar contatos com fornecedores, prestadores de serviços, cartórios, instituições e demais parceiros;
• Acompanhar solicitações, documentos, contratos e processos até sua conclusão;
• Organizar arquivos físicos e digitais, mantendo os documentos acessíveis e atualizados;
• Tratar informações pessoais, financeiras e empresariais com discrição e confidencialidade.

4. Acompanhamento de projetos e obras

• Prestar apoio administrativo aos projetos e às atividades relacionadas às obras;
• Acompanhar cronogramas, prazos, pendências e compromissos assumidos;
• Solicitar e organizar orçamentos, propostas, notas fiscais e documentos de fornecedores;
• Realizar acompanhamento e cobrança de retornos junto a fornecedores, prestadores de serviços, engenheiros e demais envolvidos;
• Atualizar controles de despesas, pagamentos previstos e etapas dos projetos;
• Acompanhar entregas, serviços contratados e pendências até sua conclusão;
• Reportar ao proprietário o andamento das demandas, atrasos, pendências e pontos que necessitam de decisão.

5. Organização e acompanhamento de demandas

• Manter uma lista atualizada de tarefas, prazos e prioridades;
• Acompanhar as demandas delegadas pelo proprietário até sua finalização;
• Identificar antecipadamente compromissos próximos, vencimentos, pendências e possíveis riscos de atraso;
• Preparar resumos periódicos com