Secretária Executiva

Fam; Brasília; On-site; BRL 48,000 - 64,000; Full time

Job summary

Família do Sítio busca um(a) profissional para atuar como assistente da Diretoria/Presidência, executando atividades administrativas e de suporte executivo. O candidato gerenciará agendas, preparará relatórios e cuidará de processos de compras e viagens.

É desejável formação superior em Administração/Secretariado, domínio de Office 365 e conhecimento em SAP, com foco em confidencialidade e eficiência operacional.

Qualifications

• Formação superior em Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins.
• Domínio do Pacote Office 365; ferramenta de gestão corporativa.
• Conhecimento em SAP será um diferencial.

Responsibilities

• Administrar agenda da Diretoria/Presidência, marcar e cancelar compromissos.
• Realizar cotações de viagens e providenciar passagens, hotéis e salas.
• Redigir relatórios e documentos, manter assinaturas e arquivos.

Skills

Pacote Office 365

Organização

Comunicação

Proatividade

Education

Superior completo em Administração/Secretariado

Tools

SAP

Job description

Como você sente ao experimentar algo de qualidade?

Aqui, na Família do Sítio, proporcionamos aos nossos clientes o cuidado e a qualidade que só o Sítio oferece. Essa é a nossa missão!

Os nossos valores são: Honestidade, Transparência, Respeito, União e Qualidade.

Se você se identifica com a nossa missão e possui vivência na área acima, esta vaga pode ser para você.

Suas atividades serão:

• Administrar agenda pessoal e profissional da Diretoria/Presidência, marcando e cancelando os compromissos, conforme orientação, visando o atendimento de reuniões, consultas, viagens e demais incumbências;
• Realizar cotações com agências de viagens, assim como dar providência de compra de passagens, voucher de hotel, salas de reuniões etc., visando o atendimento das necessidades profissionais e pessoais da Diretoria/Presidência;
• Redigir relatórios e documentos em geral, conforme solicitação, visando ter as assinaturas, despachos e arquivo preservados;
• Fazer e atender ligações e mensagens em plataformas digitais, triando o tipo de assunto, localizando e transferindo o contato, visando o encaminhamento ao superior imediato;
• Receber, triar, encaminhar, arquivar e expedir correspondências da Diretoria via Correios e/ou Sedex, visando o controle e registros necessários;
• Recepciona e encaminha visitantes à Diretoria/Presidência, acompanhando até a sala, oferecendo água e/ou café, quando necessário;
• Encaminha e-mails destinados á Diretoria/Presidência ou responde-os, conforme orientação do superior;
• Assegurar a confidencialidade de informações estratégicas da empresa;
• Controlar prazos e apoiar a execução de demandas administrativas da diretoria;
• Elaborar apresentações e auxiliar na preparação de materiais executivos;
• Responsável pela abertura de pedidos e pagamentos via SAP de Notas fiscais da Alta Gestão;
• Responsável pelos contratos de RPA dos prestadores de serviços ligados diretamente a alta gestão;
• Acompanha a organização e limpeza das salas da Diretoria/Presidência, providenciando o serviço adequado, quando necessário, visando o atendimento do gestor imediato, assim como o suprimento de água/café;
• Executar serviços administrativos de apoio, como: cópias, cartórios, bancos, digitalização de documentos, cotações, pagamento de contas de natureza corporativa e/ou pessoal da Diretoria/Presidência, auxílio na realização de eventos, requisição de serviços de manutenção para o departamento, distribuição de brindes, relatórios demonstrativos, com o objetivo de colaborar como a equipe e departamentos parceiros;
• Executar o fechamento da folha de pagamento dos serviços e/ou funcionários particulares, conforme solicitado pela Diretoria/Presidência;
• Preparar, quando solicitado, convite para reunião, pautas, atas, materiais diversos, sala e demais recursos, visando dar a assistência necessária para a Diretoria/Presidência;
• Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior

Requisitos

• Formação superior Completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins;
• Domínico pacote office 365; ferramenta de gestão corporativa;
• Conhecimento no sistema SAP será um diferencial.

Todas as nossas vagas são elegíveis para pessoas com deficiência.