Recepcionista Líder

Centro De Assistencia A Familia - Mundo Dos Anjos Ltda; Salvador; On-site; BRL 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

VAGAS em Salvador procura supervisor(a) de recepção com atuação voltada ao atendimento ao paciente e à organização da equipe. O profissional liderará a equipe, monitorará o fluxo de atendimentos e assegurará a conformidade com os padrões institucionais.

Desenvolverá a gestão de agendas, a solução de problemas diários e a melhoria contínua dos serviços, mantendo comunicação clara entre setores e garantindo uma experiência acolhedora para pacientes e acompanhantes.

Qualifications

• Experiência comprovada em atendimento a pacientes e familiares.
• Capacidade de supervisionar equipes e gerenciar agendas.
• Forte orientação para qualidade do serviço e experiência do paciente.

Responsibilities

• Supervisionar a equipe de recepção e distribuir tarefas.
• Acompanhar rotina da agenda e atender pacientes com empatia.
• Garantir padrões de atendimento presencial, telefônico e por WhatsApp.
• Lidar com dúvidas, reclamações e conflitos, encaminhando à gestão.
• Controlar cadastros, registros e fluxos no sistema, mantendo dados atualizados.

Skills

Liderança

Gestão de equipe

Organização

Proatividade

Comunicação

Resolução de problemas

Empatia

Job description

PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

Atendimento e experiência do paciente

• Realizar e supervisionar o atendimento aos pacientes, familiares, acompanhantes e visitantes, assegurando um serviço de qualidade e excelência, de forma empática, ética, respeitosa e acolhedora;
• Orientar pacientes e acompanhantes acerca das rotinas institucionais, normas da unidade, horários, procedimentos e fluxos de atendimento;
• Garantir o cumprimento do padrão institucional de atendimento presencial, telefônico e por WhatsApp, acompanhando toda a jornada do paciente, desde o primeiro contato, chegada e permanência na unidade até a finalização do atendimento;
• Atuar na resolução de dúvidas, reclamações, conflitos e situações adversas relacionadas à recepção, buscando soluções adequadas e, quando necessário, encaminhando a demanda à gestão;
• Zelar pela correta orientação e tratativa dos acompanhantes, incluindo autorizações, registros e demais procedimentos necessários no sistema.

Liderança e gestão da equipe

• Liderar, supervisionar e acompanhar as atividades da equipe de recepção;
• Distribuir tarefas e responsabilidades, garantindo o adequado funcionamento do setor e o cumprimento dos procedimentos estabelecidos;
• Acompanhar a rotina e o desempenho das recepcionistas, identificando necessidades de orientação, treinamento e melhoria;
• Fornecer feedbacks periódicos à equipe, contribuindo para o desenvolvimento profissional e para a melhoria contínua dos serviços;
• Acompanhar e organizar, juntamente com a gestão, as escalas de trabalho, folgas, substituições e necessidades operacionais da recepção;
• Apoiar o treinamento e a integração de novos colaboradores do setor;
• Comunicar à gestão situações relevantes relacionadas ao desempenho da equipe, atendimento aos pacientes ou funcionamento da recepção.

Agenda e organização dos atendimentos

• Gerir e acompanhar a agenda de atendimentos em conjunto com as demais recepcionistas, considerando os atendimentos programados para o dia;
• Acompanhar alterações, cancelamentos, faltas, encaixes e demais ocorrências relacionadas à agenda;
• Garantir que as informações necessárias aos atendimentos estejam devidamente registradas e atualizadas no sistema;
• Efetuar e supervisionar cadastros, atualizações cadastrais e abertura de atendimentos no sistema;
• Atuar de forma integrada com os demais setores para assegurar o adequado fluxo dos pacientes e a continuidade dos atendimentos.

Rotinas financeiras e administrativas

• Controlar e acompanhar pagamentos, lançamentos financeiros e valores pendentes relacionados aos atendimentos;
• Realizar a emissão de notas fiscais simples, quando aplicável, bem como acompanhar eventuais pendências;
• Supervisionar o fechamento de caixa, conferindo os registros e comunicando imediatamente eventuais divergências;
• Acompanhar as pendências financeiras dos pacientes e adotar os procedimentos internos estabelecidos para cobrança e regularização;
• Garantir que recebimentos, lançamentos, documentos e demais registros sob responsabilidade da recepção sejam realizados de forma correta e dentro dos procedimentos definidos pela instituição.

Organização e conformidade do setor

• Manter e supervisionar a organização da recepção, garantindo um ambiente limpo, acolhedor e profissional;
• Zelar pelo cumprimento das normas, procedimentos, fluxos e padrões internos estabelecidos pela instituição;
• Preservar o sigilo e a confidencialidade das informações de pacientes e familiares às quais tiver acesso em razão da função;
• Zelar pela correta utilização dos sistemas, documentos, equipamentos e demais recursos disponibilizados para o exercício das atividades;
• Identificar falhas nos processos da recepção e comunicar à gestão, contribuindo para a implementação de melhorias;
• Elaborar ou fornecer, quando solicitado, informações e registros relacionados às atividades e ocorrências da recepção.

COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS

Para o adequado exercício da função, são consideradas essenciais as seguintes competências:

Liderança e capacidade de gestão de equipe; comunicação clara e assertiva; organização e planejamento; proatividade; capacidade de resolução de problemas e conflitos; equilíbrio emocional; postura ética e profissional; empatia e acolhimento; atenção aos detalhes; responsabilidade com informações e valores; capacidade de trabalhar sob pressão; foco na experiência e satisfação do paciente; e habilidade para trabalhar de forma integrada com os demais setores da instituição.

Horário de expediente:

Segunda a Sexta – das 10:30 as 19:30 / Sábado Das 08:00 as 12:00.

Folgas aos Sábados previstas em escala com compensação de horas.