Executive Assistant COD 228

JEM Systems; São Paulo; On-site; BRL 89,000 - 167,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale Refeição/Alimentação Swile

Totalpass (academias)

Wellhub

Telemedicina

Orientação Psicológica, Financeira e J

Vittude – descontos em psicoterapia

Bônus Anual

30 dias de descanso remunerado após 12

Afastamento Maternidade remunerado de

Job summary

JEM Systems está recrutando um Executive Assistant para atuar em São Paulo. A função envolve gerenciar a agenda do CEO, coordenar viagens e documentações, com comunicação bilíngue (PT/EN) e contato com equipes internacionais.

O profissional atuará em regime PJ, com 3 dias on-site e 2 dias home-office, escopo de suporte ao CEO e às lideranças globais, mantendo confidencialidade e alto nível de organização.

Qualifications

• Graduação completa em áreas correlatas.
• Inglês fluente com excelente comunicação.
• Experiência com executivos C-Level é diferencial.

Responsibilities

• Gerenciar a agenda do CEO com foco em prioridades e fusos horários Brasil/Estados Unidos.
• Administrar correspondências e demandas direcionadas ao CEO com autonomia.
• Organizar prioridades do CEO para foco em questões estratégicas.
• Coordenar viagens nacionais e internacionais com logística completa.
• Preparar documentos, apresentações e atas em PT/EN.
• Participar de reuniões executivas e acompanhar desdobramentos.
• Alinhar agendas com a Executive Assistant nos EUA.
• Representar o CEO em relações com lideranças, clientes e fornecedores.
• Garantir confidencialidade de informações sensíveis.
• Suportar projetos especiais e eventos corporativos.

Skills

Inglês fluente

Organização

Education

Graduação completa em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação

Tools

Pacote Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Google Workspace

IA Tools

Job description

Executive Assistant

Venha fazer parte de um time que salva vidas todos os dias!

Com escritórios em Phoenix (Arizona), Reino Unido, São Paulo e Joinville, a JEM conta com mais de 450 colaboradores ao redor do mundo, todos focados em transformar o mercado de Fire Safety com equipamentos e projetos inovadores.

Se você tem vontade de crescer, quer se desenvolver como profissional de logística em um ambiente dinâmico e desafiador, e ainda contribuir com um propósito real de salvar vidas, essa vaga é para você!

Principais Responsabilidades

• Gerenciar a agenda do CEO com dinamismo, considerando mudanças de prioridades e a coordenação de diferentes fusos horários entre Brasil e Estados Unidos;


• Administrar correspondências, solicitações e demandas direcionadas ao CEO, conduzindo com autonomia os assuntos de sua responsabilidade e encaminhando aqueles que demandem atenção do executivo;


• Organizar e acompanhar as prioridades do CEO, garantindo que seu tempo esteja direcionado às questões mais estratégicas;


• Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo voos, hospedagem, documentação, roteiros, logística e prestação de contas;


• Elaborar, revisar e organizar documentos, apresentações, relatórios e correspondências em português e inglês ;


• Preparar pautas, participar de reuniões executivas, redigir atas e acompanhar os respectivos desdobramentos e próximos passos;


• Atuar em conjunto com a Executive Assistant baseada nos Estados Unidos , garantindo o alinhamento de agendas e demandas entre os dois países;


• Representar o CEO no relacionamento com lideranças, clientes, parceiros e fornecedores, quando necessário;


• Garantir absoluto cuidado e confidencialidade no tratamento de informações estratégicas e sensíveis;


• Prestar suporte na organização de projetos especiais, eventos corporativos e demais demandas específicas do executivo;


• Apoiar o CEO na organização e acompanhamento de informações, compromissos e atividades estratégicas.

Requisitos

• Graduação completa em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas;


• Experiência mínima de 3 anos em Secretariado Executivo , preferencialmente prestando suporte a executivos C-Level;


• Inglês fluente , com excelente comunicação oral e escrita;


• Domínio da língua portuguesa e excelente capacidade de redação;


• Experiência em empresas multinacionais ou ambientes com equipes internacionais será considerada um diferencial;


• Elevada capacidade de organização, gestão do tempo e gerenciamento de múltiplas prioridades;


• Autonomia, iniciativa e discernimento para tomada de decisões;


• Flexibilidade para lidar com mudanças de prioridades e, eventualmente, adaptações de horário;


• Excelente postura profissional e habilidade de relacionamento interpessoal;


• Ética, integridade e discrição no tratamento de informações confidenciais.

Conhecimentos e Ferramentas

• Domínio do Pacote Office , especialmente Outlook, Word, Excel e PowerPoint, e/ou Google Workspace;


• Experiência prévia com ferramentas de Inteligência Artificial (IA) ;


• Facilidade para aprender e utilizar novas ferramentas e sistemas.

Benefícios e Cultura:

• Vale Refeição/Alimentação – Swile R$980,00;


• Totalpass (academias parceiras);


• Wellhub


• Telemedicina


• Orientação Psicológica, Financeira e Jurídica


• Vittude – descontos em psicoterapia;


• Bônus Anual;


• 30 dias corridos de descanso remunerado após 12 meses de trabalho;


• Afastamento Maternidade remunerado de 4 meses;


• Ambiente colaborativo, leve e focado em resultados;


• Aniversariantes do mês, happy hours e outras iniciativas internas de bem-estar.

Local de Trabalho e Estrutura:

• Localização: Av Chucri Zaidan 1550 - SP


• Horário: das 11h às 20h (Seg - Sex)


• Modelo: 3 days On-Site, 2 days Home-Office


• Contratação PJ (sem prazo determinado).

Interessado(a) em fazer parte do nosso time? Nos envie seu currículo e converse conosco, nós queremos te ouvir e vamos adorar te conhecer