Executive Assistant COD 216

JEM Systems; São Paulo; Hybrid; BRL 134,000 - 212,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale Refeição Swile

Totalpass

Wellhub

Telemedicina

Apoio psicológico/financeiro/jurídico

Vittude descontos

Bônus Anual

30 dias descanso remunerado

Afastamento maternidade 4 meses

Ambiente colaborativo

Happy hours

Job summary

A JEM, com escritórios no Brasil e no exterior, procura um(a) Executive Assistant para apoiar o CEO. O dinamismo requer gestão de agenda, organização de viagens e relacionamento com lideranças. Fluência em inglês e excelente redação são essenciais, assim como experiência em ambientes multinacionais.

O modelo híbrido de trabalho reforça a colaboração entre equipes globais e o cuidado com informações confidenciais.

Qualifications

• Graduação completa em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas.
• Experiência mínima de 3 anos em Secretariado Executivo, preferencialmente para executivos C‑Level.
• Inglês fluente, com excelente comunicação oral e escrita.
• Domínio do português e excelente capacidade de redação.
• Experiência em multinacionais ou equipes internacionais será diferencial.
• Elevada capacidade de organização, gestão do tempo e de múltiplas prioridades.
• Autonomia, iniciativa e discernimento para decisões.
• Flexibilidade para mudanças de prioridades e horários.
• Excelente postura profissional e habilidade de relacionamento interpessoal.
• Ética, integridade e discrição no tratamento de informações confidenciais.

Responsibilities

• Gerenciar a agenda do CEO, conciliando fusos entre Brasil e EUA.
• Administrar correspondências e demandas do CEO com autonomia.
• Organizar prioridades do CEO para foco estratégico.
• Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo logística e despesas.
• Preparar pautas, atas e acompanhar desdobramentos.
• Colaborar com a Executive Assistant nos EUA para alinhar agendas.
• Representar o CEO perante lideranças, clientes e parceiros.
• Garantir confidencialidade de informações estratégicas.
• Apoiar projetos especiais e eventos corporativos.
• Apoiar o CEO na organização de compromissos estratégicos.

Skills

Inglês fluente

Organização e gestão de tempo

Autonomia

Comunicação interpessoal

Discrição/ética

Education

Graduação em Secretariado Executivo ou áreas correlatas

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

IA tools

Job description

Executive Assistant

Com escritórios em Phoenix (Arizona), Reino Unido, São Paulo e Joinville, a JEM conta com mais de 450 colaboradores ao redor do mundo, todos focados em transformar o mercado de Fire Safety com equipamentos e projetos inovadores.

Principais Responsabilidades

• Gerenciar a agenda do CEO com dinamismo, considerando mudanças de prioridades e a coordenação de diferentes fusos horários entre Brasil e Estados Unidos;
• Administrar correspondências, solicitações e demandas direcionadas ao CEO, conduzindo com autonomia os assuntos de sua responsabilidade e encaminhando aqueles que demandem atenção do executivo;
• Organizar e acompanhar as prioridades do CEO, garantindo que seu tempo esteja direcionado às questões mais estratégicas;
• Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo voos, hospedagem, documentação, roteiros, logística e prestação de contas;
• Elaborar, revisar e organizar documentos, apresentações, relatórios e correspondências em português e inglês;
• Preparar pautas, participar de reuniões executivas, redigir atas e acompanhar os respectivos desdobramentos e próximos passos;
• Atuar em conjunto com a Executive Assistant baseada nos Estados Unidos, garantindo o alinhamento de agendas e demandas entre os dois países;
• Representar o CEO no relacionamento com lideranças, clientes, parceiros e fornecedores, quando necessário;
• Garantir absoluto cuidado e confidencialidade no tratamento de informações estratégicas e sensíveis;
• Prestar suporte na organização de projetos especiais, eventos corporativos e demais demandas específicas do executivo;
• Apoiar o CEO na organização e acompanhamento de informações, compromissos e atividades estratégicas.

Requisitos

• Graduação completa em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas;
• Experiência mínima de 3 anos em Secretariado Executivo, preferencialmente prestando suporte a executivos C-Level;
• Inglês fluente, com excelente comunicação oral e escrita;
• Domínio da língua portuguesa e excelente capacidade de redação;
• Experiência em empresas multinacionais ou ambientes com equipes internacionais será considerada um diferencial;
• Elevada capacidade de organização, gestão do tempo e gerenciamento de múltiplas prioridades;
• Autonomia, iniciativa e discernimento para tomada de decisões;
• Flexibilidade para lidar com mudanças de prioridades e, eventualmente, adaptações de horário;
• Excelente postura profissional e habilidade de relacionamento interpessoal;
• Ética, integridade e discrição no tratamento de informações confidenciais.

Conhecimentos e Ferramentas

• Domínio do Pacote Office, especialmente Outlook, Word, Excel e PowerPoint, e/ou Google Workspace;
• Experiência prévia com ferramentas de Inteligência Artificial (IA);
• Facilidade para aprender e utilizar novas ferramentas e sistemas.

Benefícios e Cultura

• Vale Refeição/Alimentação – Swile R$980,00;
• Totalpass (academias parceiras);
• Wellhub
• Telemedicina
• Orientação Psicológica, Financeira e Jurídica
• Vittude – descontos em psicoterapia;
• Bônus Anual;
• 30 dias corridos de descanso remunerado após 12 meses de trabalho;
• Afastamento Maternidade remunerado de 4 meses;
• Ambiente colaborativo, leve e focado em resultados;
• Aniversariantes do mês, happy hours e outras iniciativas internas de bem-estar.

Local De Trabalho e Estrutura

• Localização: Av Chucri Zaidan 1550 - SP
• Horário: das 11h às 20h (Seg - Sex)
• Modelo: 3 days On-Site, 2 days Home-Office
• Contratação PJ (sem prazo determinado).